Документация по учету личного состава, труда и его оплаты

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документация по учету личного состава, труда и его оплаты». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Зарплата начисляется работнику исходя из количества отработанного им времени. Для его учета применяют форму Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или Т-13 «Табель учета рабочего времени». Они утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Нормативная база по первичным документам

Для отражения любой хозяйственной операции в бухгалтерском учете необходимо иметь верно оформленный первичный документ, о чем говорит п. 1 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Далее читаем в п. 4 ст. 9 указанного закона, что формы первичных документов должны быть разработаны и утверждены организацией. Таким образом, использование унифицированных форм первичных документов является необязательным, за исключением некоторых случаев. Обязательным условием является лишь наличие определенных реквизитов в документе. С другой стороны, и запрета на использование унифицированных форм документов нет, поэтому руководитель организации должен самостоятельно определить, какими формами первичных документов надо пользоваться:

• унифицированными формами;
• самостоятельно разработанными формами с наличием обязательных реквизитов;
• комбинацией первых двух вариантов.

Принятое решение необходимо закрепить в учетной политике и приложить к ней формы первичных документов, используемых организацией.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

В форму Т-12 вносятся данные о фактически отработанном и неотработанном времени на основании больничных, справок, заявлений, приказов.

На титульном листе указывается наименование организации, дата составления и номер документа, отчетный период и коды для обозначения отработанного и неотработанного времени в таблице учета.Раздел 1 «Учет рабочего времени» состоит из 17 столбцов и предназначен для отражения информации о явках и неявках на работу за один календарный месяц. Заполняется по каждому работнику: его Ф. И. О., табельный номер, далее по числам месяца в столбцах 4 и 6 в верхней строке указывается код, обозначающий явку на работу или причину неявки, в нижней строке — количество отработанных часов в этот день, сверхурочные часы отмечаются через дробь. Столбцы 5 и 7 предназначены для отражения суммы дней посещений и фактически отработанных часов за каждые полмесяца. В графах отсутствующих чисел месяца проставляют знак «Х».По правилам можно заполнять клетки как всех дней месяца, так и только дней, отличных от обычного рабочего дня (отпуск, больничный), оставляя клетки обычного рабочего дня пустыми.

Раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда» состоит из двух страниц. Третья страница табеля предназначена для отражения каждого вида выплат за месяц по каждому работнику.Четвертая страница табеля обобщает информацию о явках на работу по организации в целом на каждый день месяца.Познакомьтесь с примером заполнения формы Т-12.

Форма Т-13 представляет собой только титульный лист и раздел 1 по учету рабочего времени формы Т-12.Тогда предполагается, что бухгалтер ведет учет зарплаты в других регистрах.

Иногда сотрудники проходят плановую диспансеризацию. Узнать, как в этом случае правильно заполнить табель учета рабочего времени, можно из материала «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Нормативная база по первичным документам

Для отражения любой хозяйственной операции в бухгалтерском учете необходимо иметь верно оформленный первичный документ, о чем говорит п. 1 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Далее читаем в п. 4 ст. 9 указанного закона, что формы первичных документов должны быть разработаны и утверждены организацией. Таким образом, использование унифицированных форм первичных документов является необязательным, за исключением некоторых случаев. Обязательным условием является лишь наличие определенных реквизитов в документе. С другой стороны, и запрета на использование унифицированных форм документов нет, поэтому руководитель организации должен самостоятельно определить, какими формами первичных документов надо пользоваться:

• унифицированными формами;
• самостоятельно разработанными формами с наличием обязательных реквизитов;
• комбинацией первых двух вариантов.

Лицевые счета работников

На каждого работника организации бухгалтеру необходимо вести лицевой счет по форме Т-54, в котором отражены личные данные сотрудника: Ф. И. О., ИНН, СНИЛС, семейное положение. Также там содержатся данные о работе на данном предприятии: дата поступления, переводы, увольнения, изменения в оплате труда, отпуска и так далее.
Ежемесячно бухгалтер вносит в лицевой счет данные о количестве отработанного сотрудником времени, о начисленных ему суммах по всем видам выплат, обо всех удержаниях из заработной платы, данные о больничных листах.

В последних столбцах содержатся сведения о конечной сумме к выплате за каждый месяц, а также о задолженности перед работодателем или наоборот, перед работником.

Образец лицевого счета сотрудника.

На данный момент наиболее распространенным способом получения заработной платы является зачисление ее на банковскую карту сотрудника. Это может происходить как единично, так и на постоянной основе и по всем сотрудникам одновременно. Существует два варианта получения денег на карту: перевод каждому работнику отдельно или оформление зарплатного проекта в кредитной организации.
Чтобы получить заработную плату на банковскую карту, работник должен написать заявление об этом и приложить к нему реквизиты карты для перечисления денежных средств.

Если же организация заключила договор с кредитной организацией о зарплатном проекте, то работник подписывает заявление о выпуске карты в рамках этого проекта или же пишет заявление с приложением реквизитов уже имеющейся у него карты.

В случае если работник не желает получать заработную плату на карту, он не подписывает никаких заявлений и продолжает получать деньги в кассе организации.

Способ получения заработной платы сотрудниками на банковскую карту или в кассе организации должен быть прописан в коллективном, трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему.

Реестр депонированной заработной платы за июль 2004 г.

 N 
п/п

 Наименование
подразделения

 Номер 
платежной
ведомости

 Ф.И.О. 

 Дата 
возникновения
 депонента 

 Сумма 
депонента,
 руб. 

 1 

Коммерческий 
отдел 

 2 

Иванов И.И.

05.08.2004 

 14 589,00

 2 

Курьерская 
служба 

 3 

Крылов В.В.

07.08.2004 

 6 745,50

 3 

Гараж 

 11 

Кузин А.А. 

07.08.2004 

 3 942,00

Итого: 25 276,50

 Кассир ООО "Фолд" Севостьянова Севостьянова В.Г.
 ------------ ---------------------
 (подпись) (расшифровка подписи)

Книга депонентов открывается на целый год. Суммы депонированной, но не выплаченной в текущем году зарплаты переносятся в новую книгу на следующий год.

Ее форма тоже не регламентируется Госкомстатом России. Фрагмент такой книги может выглядеть следующим образом.

Порядок выплаты зарплаты

Любой предприниматель или предприятие, принимая гражданина на работу, обязывается платить ему заработную плату. Рассчитывая заработную плату сотрудников, необходимо не только правильно рассчитать положенную каждому работнику сумму, но и правильно ее выплатить.

Одним из проблемных вопросов в этом плане является выплата аванса работникам. Должен ли получать аванс внешний совместитель или каким образом рассчитать аванс при небольшой сумме окончательного расчета? Можно попробовать ответить на этот вопрос.

Согласно ТК на работодателе лежит ответственность за неуплату заработной платы каждые полмесяца.

Необходимо подчеркнуть, что ТК не оперирует таким понятием, известным раньше, как «аванс». Однако, в силу логических предпосылок авансом закон признает заработную плату за первую половину месяца. Следует помнить, что указание закона об уплате заработной платы в сооответствующие сроки обязательно для исполнения любым работодателем по отношению к каждому работнику. За невыполнение предписания закона работодатель подлежит наказанию в виде штрафа. Таким образом, порядок выплаты заработной платы подлежит обязательному усвоению любым работодателем.

Как правило, средний заработок выплачивается работнику за то время, когда он не находится на предприятии, а работодатель в соответствии с законодательством обязан оплачивать этот период.

Значение «первички» по учету зарплаты и кадров для бизнеса

С каждым годом государство ужесточает внешние условия для существования и развития бизнеса. Поэтому главная задача собственника – предугадать и максимально уменьшить возможные убытки, если вдруг компания попадет под внимание контролирующих органов. «Правильные» первичные документы в этом смысле – надежный способ продемонстрировать свою добросовестность и исключить стремление соответствующих структур проверить ваш бизнес более тщательно.

Не меньшего внимания заслуживают бумаги, участвующие в кадровом делопроизводстве. ТК РФ в большей степени защищает интересы работника, а не работодателя. Компенсировать такую несправедливость, а также закрепить за каждым сотрудником ту степень ответственности, которую предусматривает специфика именно вашего бизнеса, можно только грамотно разработанными локальными нормативными актами.

Кроме того, кадровый документооборот часто является «собранием» ошибок, которые случайно обнаруживаются лишь во время проверки Роструда, Роскомнадзора, ФСС, разбирательства прокуратуры, полиции, миграционной службы или накануне трудового спора с сотрудником. За формальный подход к рутинной работе придется заплатить штрафы в сотни тысяч рублей.

Если вы передадите кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice, то получите профильных специалистов: ассистента, специалиста по кадрам, эксперта по кадровому сопровождению, юриста по трудовому праву. Стоить это будет примерно столько же, сколько услуги штатного кадровика, работающего «для галочки». Высокий уровень автоматизации не только минимизирует ручной труд в выполнении типовых задач, но и исключает человеческий фактор, оборачивающийся в самые неподходящие моменты досадными ошибками.

Но самое главное – мы несем финансовую ответственность за качество предоставляемых услуг. Эксклюзивный договор страхования профессиональной ответственности включает в себя расширенный перечень рисков, которые не предусмотрены стандартным полисом и не страхуют большинство других бухгалтерских компаний.

Подробнее о преимуществах кадрового делопроизводства на аутсорсинге читайте здесь >>>

Перечень документов для расчета заработной платы и учета рабочего времени

К первичным документам для расчета заработной платы относятся:

• Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12)
• Табель учета рабочего времени (форма № Т-13)
• Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49)
• Расчетная ведомость (форма № Т-51)
• Платежная ведомость (форма № Т-53)
• Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)
• Лицевой счет (форма № Т-54)
• Лицевой счет (форма № Т-54а)
• Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60)
• Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61)
• Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73)

Документы по учету заработной платы в мясоперерабатывающем цехе

По факту бригада выполнила объем за 73 ч. Экономия — 35,75 ч. Рассчитаем процент выполнения норм: 108,75 / 73 × 100 = 148,97 % — достаточно высокий. Это может говорить о качественной организации труда в бригаде, малых потерях подготовительно-заключительного времени при переходе с одной продукции на другую. Но экономисту следует обратить внимание на то, что при изготовлении трех видов продукции — зразы с сыром, люля-кебаб мясной экзотический, котлеты мясные «Татарские» — всегда высокий процент выполнения норм. Значит, необходимо:

• пересмотреть нормы;
• пронормировать работы заново;
• выяснить, не было ли изменений в технологии после утверждения карт сдельных расценок;
• принять другие меры с учетом специфики производства для урегулирования норм выработки.

В целом за месяц процент перевыполнения норм составил 115,33 %.
Если табель ведется по форме № Т-12, то сведения о начисленных суммах могут быть занесены непосредственно в эту форму, в этом случае отдельная расчетная ведомость не составляется. 4. При необходимости (т.е. при использовании на предыдущем этапе формы № Т-51) составляется платежная ведомость по форме № Т-53. 5. Рассчитывается сумма страховых взносов по каждому работнику в специальном регистре (пп.2 п.2 ст.28 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»). 6. Сводятся (собираются) в один регистр страховые взносы по всем работникам за месяц.

Эволюция компании и автоматизированной системы

Современные корпоративные информационные системы призваны упорядочить расчет оплаты труда и дать полный контроль финансовой мотивации персонала руководству компании. Хотя в автоматизации расчета заработной платы нуждается подавляющее большинство предприятий, в каждом отдельном случае полезно руководствоваться принципом необходимости и достаточности.

Небольшие компании с количеством сотрудников 5—10 человек и простой системой начисления заработной платы с успехом могут использовать, например, базовый функционал типовых решений фирмы «1С» — «1С:Зарплата и управление персоналом 8. Базовая версия» и «1С:Налогоплательщик 8» .

По мере увеличения количества сотрудников и усложнения методик расчета заработной платы появляются новые требования к функционалу и возможностям информационной системы, в которой ведется кадровый учет и расчет заработной платы.

Эволюционно ситуацию можно представить следующим образом:

• сначала в бухгалтерии появляется специально выделенный сотрудник, ответственный только за расчет зарплаты. При этом количество сотрудников в компании обычно от 30 до 40 человек. На этом этапе развития компании вполне подойдут типовые решения фирмы «1С»;
• при увеличении численности работников до 50—60 человек возникает потребность в менеджере по персоналу, в задачи которого входят не только ведение кадрового учета и делопроизводства, но и поиск новых сотрудников, повышение квалификации имеющихся и т.д.. Для решения этих задач более подойдут расширенный функционал и возможности профессиональной версии системы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ». В случае сложной системы мотивации, привязки к показателям деятельности компании может потребоваться доработка информационной системы под местную специфику;
• следующий этап развития компании характеризуется ростом количества ее персонала до 100 человек. Здесь уже могут потребоваться возможности корпоративной версии информационной системы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» (1С:ЗУП КОРП). Однако специфика деятельности компании и особые условия труда ее сотрудников, а также сложная методологическая модель расчета заработной платы и мотивации персонала могут потребовать доработку и этой системы.
• компании с численностью персонала от 500 сотрудников и выше целесообразно использовать 1С:ЗУП КОРП, дорабатывать ее и проводить нагрузочное тестирование, чтобы в периоды повседневной работы и расчета зарплаты не возникало задержек, связанных с работой оборудования и функционированием информационной системы.

Построение методологической модели расчета зарплаты и управления персоналом является обязательным этапом, предваряющим любые работы по использованию информационной системы. Ошибки в методологии могут привести к значительным потерям времени, сил и денежных средств.

Дополнительно нужно отметить, что для разработки методологической модели может потребоваться выделение проектной команды или приглашение внешних консультантов.

При сдельной оплате сумма денег, которую получит человек, напрямую зависит от объёма выполненной работы.

У вас должны быть прописаны сдельные расценки за каждый вид работ, и сотрудник должен знать их.

Сдельная расценка — это размер оплаты за единицу продукции или проделанной работы.

Для сдельной оплаты надо установить норму выработки (времени) и тарифную ставку. Норма выработки — это количество единиц изготовленной продукции, объём выполненных работ / предоставленных услуг за единицу времени, к примеру, за час работы.

А норма времени — максимально допустимое время на изготовление единицы продукции / выполнение операции.

Сдельные расценки зависят от разрядов работы, тарифных ставок (окладов), норм выработки и времени (ст. 90 КЗоТ), определяются расчётным путём. Их устанавливают в коллективном договоре или в приказе ФЛП, который надо согласовать с представителем коллектива (ч.ч. 2–3 ст. 97 КЗоТ, ч. 1–2 ст. 15 ЗУ № 108).

Вы не можете просто взять сумму с потолка. Сдельную расценку надо определить: часовую или дневную ставку делите на часовую/дневную норму выработки . При этом ставки должны соответствовать разряду выполняемой работы.

Например, часовая ставка рабочего — 60 грн. А норма выработки — 10 шт./час. Сдельная расценка = 60 грн / 10 шт. = 6 грн.

Как считать сдельную зарплату: сдельную расценку умножаете на количество изготовленных изделий. Чем больше сделает человек, тем больше заработает.

За месяц работник изготовил 15 столов — расценка 150 грн и 30 табуреток — расценка 90 грн. Сдельный заработок работника за месяц составит: 15 шт. × 150 грн + 30 шт. × 90 грн = 4950 грн.

Применить сдельную оплату можно не всегда, обычно её используют на производстве, а ещё если:

• возможен точный учёт объёма выполненных работ;
• нужно увеличить выпуск продукции;
• численность сотрудников ограничено и они не могут выполнить заказы;
• качество продукции сохраняется.

Документальное оформление расчетов по оплате труда

Краткий теоретический материал по расчетам с персоналом по оплате труда

Расчеты с персоналом по оплате труда составляют значительную часть комплекса расчетных операций, а сумма начисленной заработной платы и страховых взносов в государственные внебюджетные фонды включаются в себестоимость продукции (работ, услуг).

К основным задачам по учету труда и его оплаты относят:

· точный учет личного состава работников, отработанного ими времени и объема выполненных работ;

· правильное исчисление суммы заработной платы и удержаний из нее;

· учет расчетов с работниками организации, бюджетом, органами Социального страхования, Пенсионным фондом РФ и фондом Обязательного Медицинского страхования.

Объектами учета являются следующие обязательства:

· обязательства по начислению и выплате заработной платы;

· удержание налога на доходы с физических лиц и перечисление начисленных сумм в бюджет;

· обязательства по хранению и выплате депонентских сумм, возникающих из-за неполучения заработной платы некоторыми работниками в установленные сроки;

· начисление и перечисление средств на социальное и медицинское страхование, пенсионное обеспечение в соответствующие фонды;

· начисление и выплата пособий по временной нетрудоспособности и др. обязательствам персоналу организации;

· удержание и перечисление по назначению различных сумм по требованиям к отдельным лицам или по их просьбе.

Расчеты по начислению заработной платы, удержаниям из нее и отражение в учете расчетных операций проводятся в последовательности:

· документальное оформление отработанного времени, объема выполненных работ и др. данных, свидетельствующих о выполнении определенных условий, по которым начисляется заработная плата;

· начисление и отражение заработной платы и удержаний из заработка на счетах бухгалтерского учета;

· определение денежной суммы, подлежащей выплате каждому работнику;

· начисление страховых взносов во внебюджетные фонды;

· выплата заработной платы работникам организации;

· перечисление налога на доходы физических лиц в бюджет, страховых взносов во внебюджетные фонды;

· учет заработной платы, не выплаченной отдельным работникам.

Документальное оформление расчетов по оплате труда

Работодатель обязан вести отчетность, подтверждающую обязательства по начислению заработной платы и удержаний из нее.

Для отражения расчетов по заработной плате на счетах бухгалтерского учета составляют ведомости начисления и распределения заработной платы, которые разрабатывают на основе группировки показателей следующих первичных учетных документов:

· документы по учету численности работников организации и их движению;

· первичные документы по учету использования рабочего времени;

· учет выработки продукции, выполненных работ и оказанных услуг;

· формы аналитического учета к счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» для расчета заработной платы всем категориям работников и выплат по заработной плате.

Начисление заработной платы и других видов оплат за текущий месяц производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени, сдельным нарядам и прочим документам.

Документы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда должны оформляться согласно унифицированным формам первичных документов, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Похожие записи:

• Как в России проходили амнистии капиталов
• Оплата больничного листа в 2023 году
• Субсидии для одиноких родителей