Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые правила заверения трудовой книжки в 2021 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.
Новые формы трудовой книжки и вкладыша
Формы трудовой книжки и вкладыша в нее не менялись с 2003 года. В новые внесены незначительные правки:
- теперь есть указание, что отчество на первой странице (титульном листе) пишется только при его наличии;
- для сведений о работе в трудовой книжке отведено 14 разворотов, для сведений о награждении – 7 (ранее, напомним, их было поровну – по 10);
- сведениям о работе во вкладыше в трудовую книжку посвящено 12 разворотов и 5 – сведениям о награждении (ранее было 9 и 8 соответственно);
- указано, что печать на первую страницу трудовой книжки и вкладыша проставляется при ее наличии;
- в табличной части сведений о работе добавлено, что надо указывать не только статью и пункт закона, но и его часть.
Внесение в трудовую книжку сведений о работе
Любые записи, связанные с работой, переводом, квалификацией, награждениями, вносятся в трудовую книжку в соответствии с приказом, распоряжением или иным решением работодателя. Внесение всех записей, помимо записи, касающейся увольнения, вносятся в рамках 5 рабочих дней после того, как руководитель компании подписал распорядительный документ.
Запись, касающаяся увольнения, должна быть внесена в трудовую книжку в дату увольнения, точно соответствуя причине, указанной в приказе. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в форме заголовка указывается полное наименование конкретной организации и сокращенное (если оно имеется). Ниже заголовка в графе 1 указывается порядковый номер записи. В графе 2 указывают дату приема на работу. В графе 3 делают запись в отношении структурного подразделения, в которое был принят работник, там же указывается наименование должности, специальности, профессии с имеющейся квалификацией. В графу 4 заносят дату и номер приказа либо иного решения работодателя, в соответствии с которым работника приняли на работу.
Правила оформления дубликата трудовой книжки
Если работник теряет трудовую книжку, он обязан незамедлительно уведомить об этом своего работодателя и написать заявление, чтобы ему выдали дубликат. Работодателю следует обеспечить работника дубликатом трудовой книжки в течение 15 рабочих дней после того, как работник подает заявление. Дубликат заполняется сведениями, касающимися:
-
а) фамилии, имени, отчества (при наличии), даты рождения работника;
-
б) образования, профессии, специальности – в соответствии с документами об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки);
-
в) сведений о работнике, указываемых на титульном листе трудовой книжки, которые заполняются следующим образом: фамилию, имя и отчество указывают полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дату рождения записывают полностью (число, месяц, год) в соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность; запись, связанная с образованием (основным общим, средним общим, средним профессиональным, высшим (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только в соответствии с документами об образовании (аттестатом, удостоверением, дипломом); профессию и (или) специальность указывают в соответствии с документами об образовании, квалификацией или имеющимися специальными знаниями (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежащим образом оформленных документов;
-
г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;
-
д) титульный лист трудовой книжки подписывается также лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации;
-
е) сведения, касающиеся общего стажа работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденного документально;
-
ж) сведения, связанные с работой и награждением (поощрением), занесенные в трудовую книжку на последнем месте работы. Если ранее в трудовой книжке были записи, которые оказались признанными в последствии недействительными, в дубликат они могут не вноситься.
Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения
В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:
- на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
- сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
- раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.
Корректировки в бланках вкладышей такие:
- та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
- в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
- в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.
Новый порядок оформления трудовых книжек
Рассмотрим основные нововведения в оформлении трудовых книжек и вкладышей, которые вступят в силу с 1 января следующего года.
Как правильно оформить копию трудовой в 2021 году
Отметим, что с середины 2021 года в правила заверения трудовых регистров были внесены небольшие коррективы. Но несмотря на довольно несущественные уточнения, выкопировка из трудовой, оформленная с несоблюдением ГОСТа Р 7.0.97–2016 не будет признана действительной. Поэтому следует помнить, что при оформлении копии нужно:
- Делать копии всех разворотов трудовой книжки, где есть записи. Естественно, включая титульный лист и форзац к нему. Крайним листом должна быть запись, о приёме на существующее место работы.
- Качество печати должно быть хорошим, чтобы все записи были читабельными.
- Наверху страницы ставится оттиск «копия».
- На финальной станице под последним местом работы (фактически без отступов от финальной записи) проставляется о, должность и виза ответственного за ведение кадрового делопроизводства лица, расшифровка его подписи, а также дата заверения копии.
- По обязательным требованиям нового ГОСТа после этого на выписке нужно уточнить место хранения оригинала трудовой. Запись, которую нужно сделать, может быть сформулирована так:
- «Подлинник находится в отделе кадров (название предприятия)».
Порядок заверения копии трудовой книжки в 2020 году
Начинать создание копии трудовой следует с самого первого листа книжки, на котором содержится информация об её владельце. После этого, можно приступать к страницам с записями, а последним шагом – должен стать лист с записью от самого работодателя, выдающего копию.
Затем копию необходимо обязательно заверить соответствующим требованиям способом. На сегодняшний день, существует 2 варианта такого заверения:
- Работодатель может заверять каждый лист трудовой отдельно;
- или же, заверить весь документ, скрепив и пронумеровав все копии страниц.
В большинстве случаев, из-за очевидного удобства и скорости, используется второй способ, ведь работодателю гораздо проще поставить одну печать, чем заверять каждый лист отдельно. Сам же порядок заверения предельно прост – работодатель пишет на копии «Копия верна» или «Верно» (обе приведённые формулировки могут использоваться по собственному усмотрению). При этом, обязательно указывается должность заверяющего, его ФИО и подпись.
Следующим этапом является проставление печати организации-работодателя (конечно же, если она используется). В тех случаях, когда фирма не использует печать – заверяющий должен написать следующее – «Верить без печати». Осталось прописать дату и проверить правильность всех страниц, на которых должна быть заверяющая запись. Также, напоминаем, что данная запись должна присутствовать на каждом обороте листа копии книжки, если работодатель делал двустороннюю копию!
Нет времени вникать в юридические нюансы? Спросить юриста — быстрее, чем читать! Получите БЕСПЛАТНУЮ онлайн консультацию от лучших специалистов в сфере Права — прямо сейчас!
Вышеописанный процесс заверения аналогичен и для копии трудовой, которая сшита в один документ, кроме того, что в этом случае – заверяющий сотрудник должен указать количество страниц в копии, пронумеровав их.
РЕКОМЕНДОВАННАЯ ВАМ СТАТЬЯ:
Как заключить договор с самозанятым в 2021 году
Также, на одной из страниц настоящий работодатель обязан зафиксировать то, что сотрудник, которому выдаётся копия книжки – продолжает осуществлять на его фирме трудовую деятельность.
В 2021 году полномочиями на заверение и выдачу копий трудовых книжек обладают следующие лица:
- руководитель фирмы;
- бухгалтер;
- работник отдела кадров;
- предприниматель.
Если же копия документа будет заверена подписью любого другого лица – она будет считаться недействительной!
Образец заверения трудовой книжки
До 1 июля действует еще старый порядок по заверению копий этих бланков. Поэтому, не будет считаться ошибкой, если ответственное лицо выполнить процедуру без нововведений.
Рассмотрим образец заверения трудовой книжки, действующий до 1 июля 2018 года:
КОПИЯ № записи Дата Сведения о приеме на работу, переводу на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись Число Месяц Год 1 2 3 4 Общество с ограниченной ответственностью «Тюльпан» (ООО «Тюльпан») 10 19 02 2018 Принят на должность инженера по безопасности Приказ №7-К от 19.02.2018 11 07 03 2018 Продолжает работать по настоящее время Верно. Директор ООО «Тюльпан» Цветков А.А. Цветков
19.02.2018
Выдавать ли сотруднику на руки трудовую книжку
Правила ведения трудовых закрепляют, что этот бланк нельзя выдавать работающему на руки, если он не увольняется, а прочит его для каких-то личных целей. Если после ее передачи работник ее потеряет или испортит, то его текущий работодатель по правилам обязан будет оформить ее полный дубликат.
Помимо этого, при выдаче происходит прямое нарушение вышеупомянутых правил. В результате, на должностное лицо может быть наложен штраф от 1 до 5 тысяч рублей, а на компанию — от 30 до 50 тысяч рублей.
Данное правило не действует для ситуации, когда сотруднику нужно предъявить трудовую для оформления пенсионных выплат. Это оговаривают внесенные в 2015 году поправки в ТК. В этой ситуации компания не может отказать просьбе сотрудника, но последний обязан в срок трех дней после возврата документа из органа принести его назад в организацию.
Как заверить документ по новым правилам?
С 01 июля 2018 года заверять документ необходимо, опираясь на новые требования ГОСТа Р 7.0.97-2016. Согласно новому ГОСТу, правила заверения — напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия.
Чтобы удобно было оформлять большое количество документов, организация может изготовить соответствующий штамп с постоянной информацией «Верно».
Необходимо помнить о том, если ксерокопия документа включает несколько листов, то все страницы нужно заверить и указать их количество.
Копии документов, предназначенные для внутреннего использования, можно оформлять в упрощенном порядке, в соответствии с пунктом 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 необходимо прописать «Верно», отметить должность уполномоченного лица, поставить его личную подпись, а также расшифровку: ФИО, дату заверения.
Таким образом для внутреннего документооборота организации с 2018 года необходимо :
- указывать запись «Верно»;
- Ф.И.О., должность, подпись работника, заверившего документ;
- указывать дату заверения.
Подпись работника, заверившего копию документа , удостоверяет печать организации.
Если же копии документов должны быть направлены в другую организацию или учреждение, то новые правила требуют указывать место, где хранится оригинальный экземпляр документа.
Например: Подлинник документа хранится в МБДОУ № 9, по адресу: Красноярск, у. Весны 13а, в деле № 03 за 2017 год.
Заверение документов по-новому
- Адресат. Если направляем документ по е-mail/факсу, допустимо указать только номер факса или электронную почту получателя. Если адресат – должностное лицо, перед фамилией следует указать «г-ну» или «г-же» (п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2022).
- Дата документа. Если месяц в дате документа указан словом, то день месяца от 1 до 9 пишем без нуля (п. 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2022). То есть указываем дату следующим образом: 08.03.2022 или 8 марта 2022 г.
- Текст документа. В новом ГОСТе прописано, каким шрифтом печатать кадровые документы и через какой межстрочный интервал. Желательно оформлять реквизиты шрифтами:
Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти, товарного знака организации в соответствии с действующим законодательством.
СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ: ЧТО НОВОГО?
Новый ГОСТ отличается от предыдущего составом реквизитов:
• часть реквизитов не включена в новый ГОСТ;
• появились новые реквизиты;
• есть реквизиты, названия которых в новом стандарте изменены.
■ Реквизиты, которых нет в новом стандарте. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 не включены в качестве самостоятельных следующие реквизиты, которые были в предыдущем ГОСТе:
• код организации (реквизит 04):
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05):
• идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06):
Сведения о коде организации по ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП включены в состав реквизита «Справочные данные об организации» (это реквизит, который присутствует в бланках писем):
• идентификатор электронной копии документа (реквизит 30 по ГОСТ Р 6.30-2003):
Имело смысл применять этот реквизит на начальных этапах автоматизации делопроизводства, когда электронная база данных выполняла функции регистрационно-поисковой системы.
В современных условиях, когда применяются системы электронного документооборота, документ включается в них в виде электронной копии (скан-копии) бумажного документа и его поиск осуществляется по реквизитам электронной карточки. В этом случае дополнительные идентификаторы документа не требуются.
■ Новые реквизиты. В ГОСТ включены новые реквизиты:
• наименование структурного подразделения – автора документа (реквизит 06 по ГОСТ Р 7.0.97-2016):
• наименование должности лица – автора документа (реквизит 07):
• гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14):
• отметка об электронной подписи (реквизит 23):
Наименование структурного подразделения и должности лица – автора документа[1]. Включение в стандарт реквизитов «Наименование структурного подразделения – автора документа» и «Наименование должности лица – автора документа» обусловлено тем, что эти реквизиты на практике используются в бланках документов структурных подразделений и бланках должностных лиц. Например,
Гриф ограничения доступа к документу. Поскольку в делопроизводстве используются отметки (пометки, грифы) конфиденциальности[2], которые проставляются на документах ограниченного пользования, в стандарт включен реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» (реквизит 14 по ГОСТ Р 7.0.97-2016), который, как отмечено в разделе 5 стандарта, проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации, например:
В организациях допускается использование грифов ограничения доступа, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Кроме того, порядок их проставления должен быть закреплен в локальных нормативных актах организаций.
Отметка об электронной подписи. Еще один новый реквизит – отметка об электронной подписи (реквизит 23 по ГОСТ Р 7.0.97-2016) используется для визуализации электронной подписи на электронном документе.
Использование отметки об электронной подписи предусмотрено приказом Минкомсвязи России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».
При визуализации электронного документа на экране монитора или на бумажном носителе при распечатке электронного документа в месте, где проставляется собственноручная подпись должностного лица (если документ изначально оформляется на бумаге), программными средствами воспроизводится отметка, например:
■ «Объединенные» и «разделенные» реквизиты. Еще одно изменение в составе реквизитов – это объединение нескольких реквизитов в один и разделение одного реквизита на два.
Реквизит 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования» (по ГОСТ Р 7.0.97-2016) – результат объединения реквизитов «Государственный герб Российской Федерации» и «Герб субъекта Российской Федерации».
В разделе 5 ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.1) поясняется: «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления».
Объединение изображений данных гербов в один реквизит оправдано тем, что в одном документе может воспроизводиться изображение только одного из названных гербов.
Изображение герба (государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается, как это установлено в стандарте, посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.