Зачем нужен универсальный передаточный документ? Как его заполнить и применять?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Зачем нужен универсальный передаточный документ? Как его заполнить и применять?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус. Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.

Счет-фактура или универсальный передаточный документ

С появлением УПД у российских компаний, возник вопрос, что удобнее: счет-фактура или этот документ?

Сразу оговоримся, что в отличие от счета-фактуры УПД – это не обязательная, а рекомендованная форма. При этом она позволяет компаниям:

1. Использовать в бухгалтерском учете;

2. Принимать к вычету НДС, так включает в себя полностью все реквизиты счета-фактуры, являясь, в какой-то степени, его копией;

3. Использовать в качестве доказательства о понесенных затратах при определении налоговой базы.

Обратите внимание! Универсальный передаточный документ нельзя использовать только как счет-фактуру. Такой вывод ФНС сделала в письме № АС-4-15/16298@. УПД можно использовать в двух рекомендованных службой вариантах:

• он заменяет счет-фактуру и первичку (в поле «Статус» значение 1);

• он заменяет только передаточный документ (в поле «Статус» значение 2).

Кто ставит подпись в УПД

Кто и в каких строках должен подписывать универсальный передаточный документ? Строки «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо», «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» заполняются всегда согласно ст. 169 НК РФ, Приложению № 1 к Постановлению № 1137. Нет исключения для заполнения этих строк и при применении статуса «2».

В строке 10 указывается должность, инициалы и подпись лица, отгрузившего товар, или уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации или предпринимателя. Если это лицо совпадает с лицом, уполномоченным подписывать счет-фактуру, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.

В строке 13 нужно указать должность, инициалы и подпись человека, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны продавца. Если это это тот же человек, кто указан и в строке 10, то в строке 13 можно указать только должность и инициалы без повторения подписи.

В строке 15 нужно написать должность, инициалы и подпись лица, получившего товар, или лица, уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта.

В строке 18 указывается должность, инициалы и подпись лица, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны покупателя. Если это лицо совпадает с лицом, указанным в строке 15, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.

Обратите внимание: проектом Федерального закона № 192810-6 «О внесении изменений в Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»» (в редакции от 14.06.2013, принятой Государственной Думой во втором чтении) предложено внести изменения в статью 9 Закона. Поправки в часть 1 статьи 9 ужесточают требования к первичным учетным документам. В частности, «не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни, мнимые и притворные сделки».

Когда и как заполнить УПД со статусом «2»?

Если нужен только первичный документ, заполните УПД со статусом «2». Делайте это с учетом общих требований к первичным документам (ст. 9 Закона о бухучете) и рекомендаций ФНС России (приложения 3, 4 к Письму от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).

В УПД со статусом «2» вы можете указать только реквизиты, которые обязательны для первичного документа, либо внести все необходимые данные для продавца или покупателя. Если для полного и правильного отражения операций вам требуются дополнительные реквизиты, вы можете включить их в форму УПД (Приложение 4 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).

Образец заполнения УПД со статусом «2»

Как продавец заполняет УПД со статусом «2»?

Продавец в УПД со статусом «2» заполняет строки (1)‒(7) и [8]‒[14], а также графы А‒11 с учетом возможной перенумерации. Номера соответствующих строк, граф в вашем УПД могут отличаться от указанных. Заполнение некоторых строк и граф является обязательным, а некоторых ‒ на усмотрение продавца. Разобраться в правилах поможет таблица ниже (Приложение 3 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).

Правила заполнения УПД со статусом «2»

Наименование поля или строки	Комментарий по заполнению
Шапка УПД
Строка (1)	Укажите порядковый номер документа и дату его составления.
Строка (1а)	Заполняйте, только если вы исправляете УПД путем составления нового документа. Укажите порядковый номер исправления и дату, когда составляете исправленный экземпляр. В остальных случаях в строке (1а) можете поставить прочерк.
Строки (2), (2а), (2б)	Укажите соответственно свое наименование, адрес, ИНН и КПП.
Строки (3) и (4)	Заполняйте в УПД на отгрузку товаров: укажите наименования и адреса грузоотправителя и грузополучателя. Если грузоотправитель вы, в строке 3 можете указать «он же». В УПД на сдачу-приемку работ, услуг, передачу имущественных прав в строках (3) и (4) можете поставить прочерки.
Строка (5)	Не заполняйте или можете поставить прочерк.
Строка (6), (6а), (6б)	Укажите соответственно наименование, адрес, ИНН и КПП покупателя.
Строка (7)	Укажите наименование и код валюты, в которой выражена денежная оценка ваших товаров, работ, услуг.
Если комитент (принципал) передает товар комиссионеру (агенту) для продажи, не заполняйте строки (2), (2а), (2б), (6), (6а), (6б), но в строке [8] укажите данные договора. Если реализуете товары, работы, услуги по госконтракту, для удобства можно указать его идентификатор. В действующей форме счета-фактуры для этого предусмотрена строка (8). Поэтому можете ее добавить в УПД.
Табличная часть УПД
Графа А	Укажите порядковый номер записи. Заполнять графу необязательно, информация приводится для удобства.
Графа Б	Проставьте артикул или любое обозначение для идентификации товаров, а для работ или услуг ‒ код по ОКВЭД 2. Эта информация поможет вам сопоставить данные УПД с условиями договора. Если для идентификации товара вам нужен код по ТН ВЭД ЕАЭС, можете дополнить УПД графой 1б, она предусмотрена действующей формой счета-фактуры.
Графа 1	Укажите наименование товаров, работ, услуг, которые вы реализуете.
Графа 2 и 2а	Проставьте код и условное обозначение единицы измерения.
Графа 3	Укажите количество или объем отгруженной продукции.
Графа 4	Проставьте цену, тариф за единицу продукции без НДС.
Графа 5	Укажите общую стоимость товаров, работ, услуг без НДС.
Графа 8	Укажите сумму НДС или поставьте прочерк, если НДС по операции вы не начисляете.
Графа 9	Укажите итоговую стоимость товаров, работ, услуг независимо от того, есть или нет НДС. Если налога нет, значения будут совпадать с графой 5.
Графы 6, 7, 10, 10а и 11	Не заполняйте или поставьте прочерки. Это реквизиты, обязательные только для счета-фактуры. Укажите количество листов в документе.
Заключительная часть УПД
Строка [8]	Перечислите основания для вашей операции: реквизиты договоров, спецификаций, соглашений, поручений и т. п.
Строка [9]	Заполняйте, если доставляете груз покупателю сами или привлекаете перевозчика. Можете указать здесь любую уточняющую информацию о перевозке, например реквизиты документов (транспортной накладной, путевого листа, поручения экспедитору), количество мест груза, базис поставки по Инкотермс для внешнеэкономических контрактов и т. п.
Строка [10]	Укажите должность лица, ответственного за отгрузку товаров, передачу результатов работ, услуг. Например, это может быть кладовщик, главный инженер, руководитель производственного подразделения, непосредственно выполнявший работы. Впишите его фамилию, инициалы, попросите расписаться. Если выше это лицо уже подписывало данный документ, повторно подпись можно не ставить, но его должность, фамилию и инициалы указать нужно.
Строка [11]	Проставьте фактическую дату отгрузки товара, передачи работ, услуг. Эта дата, как правило, должна совпадать с датой, указанной в строке (1), поскольку первичный учетный документ вы составляете при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно ‒ сразу по его окончании.
Строка [12]	Предназначена для дополнительной информации об исполнении сделки. Заполнять ее необязательно. Но для удобства можете перечислить здесь приложения к УПД, если они есть, или указать любые иные нужные вам сведения.
Строка [13]	Укажите должность лица, ответственного за оформление операции, его фамилию с инициалами, подпись. Если выше это лицо уже подписывало данный документ, повторно подпись можно не ставить. Укажите только его должность, фамилию и инициалы.
Строка [14]	Укажите свое наименование. Строку можно не заполнять, если на документе вы проставите печать, на которой имеется ваше полное наименование. Если от имени продавца документ составляет другое лицо, например посредник, то в строке [14] указывают его данные.
Печать	Можно не ставить. Это необязательный реквизит.

Как покупатель заполняет реквизиты УПД со статусом «2»?

Покупатель заполняет строки [15]‒[19] с учетом рекомендации о возможной перенумерации ‒ строки [17]‒[21]. Как заполнить строки, смотрите в таблице ниже (Приложение 3 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).

В каких случаях можно использовать УПД

УПД можно применять наряду с традиционными первичными документами и счетами-фактурами. Отметим, что счета-фактуры по-прежнему будут использоваться — отменять их Минфин России не планирует (письма от 17.10.2013 № 03-07-14/43330, от 29.12.2012 № 03-07-03/230).

За основу при создании универсального первичного документа был взят счет-фактура. Форма счета-фактуры была дополнена обязательными реквизитами, установленными Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Это не противоречит нормам 21 главы НК РФ (письма ФНС России от 23.08.2012 № АС-4-3/13968@, от 12.03.2012 № ЕД-4-3/4061@).

Применяться универсальный передаточный документ может для оформления следующих операций:

• отгрузка товаров (без транспортировки и с транспортировкой);
• передача результатов выполненных работ;
• оказание услуг;
• передача имущественных прав;
• отгрузка товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом) комитенту (принципалу).

Как присвоить номер УПД

Номер передаточного документа зависит от его статуса.

Напомним: налоговое законодательство предъявляет определенные требования к порядку нумерации счетов-фактур. Так, при выставлении счета-фактуры в строке 1 должен быть обязательно указан его порядковый номер (п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137). Номера счетов-фактур, в т.ч. корректировочных и авансовых, присваиваются в хронологическом порядке (письмо Минфина РФ от 10.08.2012 № 03-07-11/284). Кроме этого, определен специальный порядок нумерации счетов-фактур обособленными подразделениями (участником товарищества, доверительным управляющим).

Что касается требований к первичному бухгалтерскому документу, то номер не перечислен среди его обязательных реквизитов (ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Исходя из этого:

• в УПД со статусом «1» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур;
• в УПД со статусом «2» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации первичных документов (накладных, актов и т.д.).

Какие документы «укладываются» в УПД.

В универсальный передаточный документ входят 3 блока данных: реквизиты УПД, реквизиты первичного учетного документа, реквизиты счета-фактуры.

Какие документы заменяет УПД:

• накладная на отпуск материалов М-15, ТОРГ-12,
• акт приема-передачи основных средств (ОС-1), выполненных работ, оказанных услуг,
• счет-фактура.

Важно знать, что УПД может заменить множество комбинаций документов, кроме одной – он не может выступать заменой счета-фактуры. Допустимы следующие комбинации документов в УПД: накладная и акт, накладная и счет-фактура, акт и счет-фактура, накладная плюс счет-фактура плюс акт.

УПД имеет два статуса: статус «1» и статус «2». В зависимости от того, какой комплект документов заменяет конкретный УДД, и указывается номер статуса. От статуса зависит является ли документ основанием для расчета налога на добавленную стоимость (НДС).

• «1» — документ заменяет собой как счет-фактуру, так и накладную или акт. УПД с данным статусом используется для расчетов по НДС и признания расходов при налогообложении прибыли,
• «2» — документ заменяет собой только накладную или акт. Для расчетов по НДС документа с таким статусом недостаточно, нужна дополнительно счет-фактура.

Реквизит «Подпись» в УПД

В УПД предусмотрено несколько мест с реквизитом «Подпись»:

1. В бланке счета-фактуры в УПД подписи ставят руководитель или лицо с такими же полномочиями, а также бухгалтер или замещающее его лицо. При статусе «1» — эти подписи обязательны, при статусе «2» — не обязательны.
2. Ст. 10: подпись ставит то лицо, которое оказывает услугу, предоставляет товар и т. д. Прописывается должность и расшифровка ФИО.
3. Ст. 13: подписывают со стороны продавца лица, которые являются составителями УПД.
4. Ст. 15: место для проставления подписи лицами, которые получили товар, услугу и т. д.
5. Ст. 18: подписывают сотрудники со стороны покупателя, которые отвечают за верное оформление операции.

Как составляется универсальный передаточный документ?

УПД был разработан на базе счет-фактуры, поэтому включает в себя следующие данные:

• порядковый номер и фактическая дата составления;
• данные о продавце и покупателе (наименование организации, юридический адрес, инн/кпп);
• наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;
• идентификатор государственного контракта, договора, на основании которого проведена сделка;
• фамилия и инициалы (имя, отчество), должности и подписи, совершивших хозяйственную операцию (продажа товара/услуги) и ответственных за ее оформление;
• строка «к платежно-расчетному документу» ( заполняется, если был получен аванс);
• наименование товара/услуги;
• единица измерения товара/услуги (кг, литр и другое);
• количество товара/услуги;
• стоимость единицы продукта/услуги;
• валюта, в которой ведется расчет;
• данные по акцизу, если это акцизный продукт;
• налоговая ставка;
• итоговая сумма облагаемого налога;
• итоговая стоимость всех поставленных товаров/услуг;
• страна происхождения товара, если это предмет сделки;
• номер таможенной декларации (если продукт иностранного происхождения).

УПД содержит всю необходимую информацию:

1. название «Универсальный передаточный документ»;
2. реальное время составления;
3. название организации (фирма, ИП, другое);
4. вид деятельности (продажа товара/услуги);
5. количественная характеристика (единица измерения);
6. должностные лица с указанием фамилий, ответственные за выполнение работ, услуг, перевозку товара и их подписи;

Если УПД имеет «статус 1» и выполняет функции счет-фактуры и первичного учетного документа, то все графы должны быть заполнены.

Если УПД имеет «статус 2» и выполняет функции только первичного учетного документа, заполнение всех пунктов не обязательно.

В частности не подлежат заполнению:

• налоговая ставка;
• данные по акцизу;
• строка «к платежно-расчетному документу»;
• страна происхождения товара;
• номер таможенной декларации (если продукт иностранного происхождения).

Можно ли выставить УПД в иностранной валюте?

Вопрос о возможности отражения в УПД операций, выраженных в иностранной валюте может вызвать большие сомнения и привести компанию к полному отказу от использования данной формы. Тем не менее, одно из преимуществ УПД, например, перед формой ТОРГ-12 заключается именно в снижении рисков при отражении таких операций. Бухгалтерским законодательством определено, что первичная учетная документация заполняется в российской валюте. На данный счет у Минфина сложилось стойкое мнение. В то же время, налоговым законодательством установлено, что заполнение счета-фактуры в иностранной валюте является допустимым.

Учитывая оба этих факта, на практике было решено, что заполнение УПД в иностранной валюте допустимо. Но при этом следует дополнить форму информацией о стоимости сделки в рублях. Для этого можно дополнить таблицу необходимыми колонками.

Особенности применения УПД

При составлении УПД следует помнить о следующих особенностях применения этого документа:

• недопустима замена универсальным передаточным документом счета-фактуры на аванс, так как при выставлении авансового счета-фактуры отсутствуют основания для составления первичного документа;

ВАЖНО!

Счет-фактура может быть только первичным документом и не может быть только счетом-фактурой. Здесь же уточним, что можно выставить счет-фактуру и УПД одновременно, где УПД будет иметь статус «2» и выступать только в качестве первичного документа.

• применение УПД не обязательно. Организация может использовать УПД или пакет, состоящий из первички + счет-фактура. Более того, с разными контрагентами можно пользоваться разными комплектами документов;
• в УПД можно одновременно включать не только данные о товаре, но и о выполненных работах или оказанных услугах.

И здесь мы подошли к ответу на вопрос, заданному в начале статьи: почему же УПД так выгоден тем, кто выполняет работы.

Каково предназначение счета-фактуры при отгрузке?

Счет-фактура — это первичный документ налогового учета по НДС. Организации и ИП на ОСН обязаны выставить этот документ, выделив в нем сумму налога, подлежащую уплате в бюджет с данной операции.

От оформления документа не освобождаются хозяйствующие субъекты, получившие освобождение от уплаты налога по ст. 145 НК РФ.

В свою очередь, спецрежимники, например лица, применяющие УСН, могут отказаться от выписки счетов-фактур за исключением тех случаев, когда они осуществляют посреднические или импортные операции.

Покупателю на ОСН требуется корректный счет-фактура со всеми реквизитами, чтобы принять НДС к вычету. Поэтому продавцам следует подходить к выписке этого документа с предельной внимательностью. Его форма утверждена постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Никаких собственных форм на базе этой экономические субъекты разрабатывать не вправе, в противном случае покупатель не будет иметь возможности принять НДС к вычету, а ведь основное предназначение счета-фактуры именно в этом (ст. 169 НК РФ).

Универсальные передаточные документы

В 2021 г. УПД заполняется, как и прежде — по существующим до этого правилам отгрузки товаров и передаче работ и услуг.

Большая часть бланка УПД совпадает с бланками счета-фактуры и товарной накладной или акта выполненных работ. Но заполнение некоторых полей формы, относящихся к реквизитам непосредственно универсального передаточного документа, может вызвать затруднения. Воспользуйтесь нашими рекомендациями:

• Дата в УПД. В универсальном передаточном документе указываются три даты: дата оформления документа (строка 1), дата совершения акта хозяйственной деятельности (строка 11) и дата получения товаров или приемки работ/услуг (строка 16).
• Статус УПД. Если универсальный передаточный документ выполняет функции счета-фактуры, то ставится статус 1. При этом должны быть заполнены строка 7, графы 6, 7, 10, 10а, 11. Если УПД выполняет функции только товарной накладной или акта, то в нем проставляется статус 2, а указанные строки и графы не заполняются.
• Номер УПД. Универсальные передаточные документы со статусом 1 нумеруются в хронологическом порядке в соответствии с нумерацией счетов-фактур. Универсальные передаточные документы со статусом 2 нумеруются в хронологическом порядке в соответствии с нумерацией первичной документации.
• Подписи в УПД. В верхней части универсального передаточного документа, соответствующей счету-фактуре, ставят подписи руководитель предприятия (или индивидуальный предприниматель) и главный бухгалтер. В нижней части бланка, соответствующей акту или товарной накладной, ставятся подписи лиц, ответственных за отгрузку товара/передачу услуг, за получение товара /услуг, за оформление фактов хозяйственной жизни продавца и покупателя.

Допущенные ошибки могут привести к проблемам, связанным с признанием доходов по налогу на прибыль или к сложностям с получением налоговых вычетов по НДС.

Способ исправления ошибки зависит от того, в документе с каким статусом она была допущена — 1 или 2, и станет ли ошибка помехой для специалистов налоговой в процессе идентификации важных данных (продавца, покупателя, товаров и их характеристик и др.).

Зависимо от ситуации:

• ошибку можно зачеркнуть (пометив надписью «исправлено);
• можно составить новый УПД;
• при необходимости выставить дополнительный счет-фактуру.

Чтобы свести к минимуму риск ошибок при оформлении универсального передаточного документа по новой форме и упростить этот процесс, воспользуйтесь бесплатным многофункциональным сервисом КУБ. Автоматическое формирование УПД в нем займет всего несколько минут. Вам потребуется:

• внести данные о контрагентах и сделке в соответствующие поля формы;
• проверить правильность информации;

Ваш документ готов! Теперь вы можете сохранить его на жесткий диск своего компьютера или сразу отправить контрагенту по электронной почте.

Начните пользоваться сервисом КУБ и заполняйте универсальные передаточные документы по форме 2021 года в автоматическом режиме, систематизировано храните документы в личном кабинете и отправляйте контрагентам в один клик! Зарегистрируйтесь прямо сейчас и получите бесплатный доступ ко всем функциям системы на 14 дней.

УЧТЕНЫ ВСЕ ИЗМЕНЕНИЯ ПОСТАНОВЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ № 981 ОТ 19.08.2017

1. В строке «Адрес продавца» теперь указывается адрес юридических лиц, указанный в ЕГРЮЛ, или место жительства индивидуального предпринимателя, указанное в ЕГРИП
2. В строке 8 появилось уточнение о необходимости заполнять ее при наличии идентификатора госконтракта
3. Добавилась новая колонка «Код вида товара». Ранее код вида товара по товарной номенклатуре ВЭД требовалось показывать в счетах-фактурах и до 1 октября (подп. 15 п. 5 ст. 169 НК РФ). Но специальной графы для этого прежде не было, поэтому код товара, обычно, указывали в графе 1 – после наименования товаров.
4. В новом бланке счета-фактуры появилась новая графа для подписи уполномоченного лица, подписывающего счет-фактуру за предпринимателя.
5. Изменилось название у графы 11, ранее она называлась «Номер таможенной декларации». С 1 октября 2021 года название этой графы уточнили. Теперь она называется «Регистрационный номер таможенной декларации». То есть, в графе 11 вместо номера таможенной декларации теперь следует приводить ее регистрационный номер. Напомним, что это разные номера.
6. Изменился номер редакции

ПРОСТОЕ ПОДКЛЮЧЕНИЕ БЕЗ ИЗМЕНЕНИЯ КОНФИГУРАЦИИ

Механизм внешних печатных форм позволяет подключить новые формы УПД и Счет-фактуры в пару кликов, и сделать это может любой бухгалтер — никакие знания программирования и администрирования не требуются.

Кроме того, Вы получите инструкцию по подключению с подробным описанием и картинками и в качестве бонуса будет даже видеоинструкция.

НОВАЯ ФОРМА АВТОМАТИЧЕСКИ ПОЯВИТСЯ В МЕНЮ ПЕЧАТЬ

Мы используем стандартный механизм внешних печатных форм, разработанных . Поэтому новые формы счета-фактуры и УПД появятся у вас в документах как дополнения, при этом старые останутся на месте и вы сможете ими при необходимости пользоваться. Это очень удобно, когда нужно распечатать документы за прошлые периоды, когда действовал старый формат.

Чем счет-фактура отличается от УПД

Можно купить и скачать отдельно только форму счета-фактуры или только форму УПД (Универсально передаточный документ) для 1С:Управле��ие торговлей 10.3. Выше можно посмотреть внешний вид этих форм.

Форма счет-фактуры отправляется клиенту вместе с ТОРГ-12. По Закону можно заменить эти две формы одной формой УПД (при этом вы должны с клиентом договориться, что будете применять УПД вместо счет-фактуры+ТОРГ-12).

Если некоторым клиентам вы печатаете счета-фактуры, а некоторым УПД, то можете приобрести обе формы со скидкой. Для этого выберите вариант «Набор из двух форм Счет-фактура и УПД»

Поставляются в виде файлов в формате .epf, которые можно подключить к 1С УТ 10.3, без программиста и без изменений конфигурации.

На сайте доступно несколько вариантов оплаты:

• Оплата с банковской карты – оплата проходит сразу же, файлы отправляются мгновенно;
• Оплата через Яндекс.Деньги – оплата проходит сразу же, файлы отправляются мгновенно;
• Перечислением на расчетный счет ИП – вам будет выставлен счет на оплату. Обычно, деньги поступают через несколько часов (реже на следующий рабочий день). Файлы отправим после зачисления оплаты на наш расчетный счет.

Форма этого документа разработана налоговиками. ФНС довела ее Письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 . Как разъяснили налоговики, официальная форма УПД является одной из возможных форм документов, фиксирующих передачу товаров, услуг, имущественных прав, результатов работ. Ее особенность состоит в том, что в ней содержатся все необходимые сведения, которые обязательны для счетов-фактур и первичных документов. Это позволяет применять УПД в качестве полноценной замены и тех, и других, оформляя вместо двух документов только передаточный акт.

Передаточный документ может быть двух видов:

• со статусом один;
• со статусом два.

При статусе один передаточный документ заменяет и счет-фактуру, и первичный документ. В зависимости от вида сделки или операции его могут оформить вместо накладной, акта оказанных услуг, акта приемки результатов работ и т.д. Все необходимые реквизиты для отражения сведений об этих операциях в нем содержатся. Кроме того, в официальной форме передаточного документа предусмотрена часть для заполнения счета-фактуры. Таким образом, правильно оформленный передаточный документ со статусом один может приниматься для получения вычетов по НДС и в качестве оправдательного документа для совершения расходов.

При статусе два передаточный документ выполняет только функцию первичного документа. Счет-фактуру в этом случае он не заменяет и ее нужно выставлять отдельно.

Упд 2018: не путать со счет-фактурой. свежие уточнения от фнс

Вот уже несколько лет как Федеральная налоговая служба ввела УПД (универсальный передаточный документ), позволяющий сократить документооборот. Эта форма включает в себя сразу несколько первичных учетных документов: счет-фактуру и передаточный документ (акт).

В августе 2018 года налоговики пояснили важный нюанс: УПД нельзя использовать только как счет-фактуру, несмотря на то, что это «композитный» документ и он включает в себя данные счет-фактуры. Как передаточный документ УПД использовать можно, а исключительно как счет-фактуру – нельзя.

Разберемся во всех тонкостях работы с УПД в этой статье.

УПД является долгожданной формой бухучета. Он позволяет упростить ведение бухгалтерии, на его основе можно списать затраты по налогу на прибыль, подать налоговый вычет по налогу на добавленную стоимость.

При этом у компаний и ИП осталось право выбора – использовать гибридную форму УПД или каждый учетный документ по отдельности: счет-фактуру, товарную накладную или акт. УПД носит рекомендательный характер.

Универсальный передаточный документ (раньше он назывался универсальным отгрузочным документом) в каком-то смысле можно назвать народным. В его создании участвовали приглашенные эксперты, профессионально занимающиеся бухгалтерскими программами.

Также проект документа был выложен в широкий доступ на сайте Федеральной налоговой службы и представлен к обсуждению бухгалтерскому сообществу. После этого в 2013 году налоговики предложили к использованию универсальный документ, составленный на основе счет-фактуры.

В 2016 году был утвержден формат документа в электронном виде.

Отличие счета-фактуры от универсального передаточного документа

16.06.2017

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Гильмутдинов Дамир

Организация (покупатель) заключила договор поставки, где предусмотрена доставка товара покупателю силами поставщика. Право собственности на товар переходит к покупателю при передаче товара и подписании товарной (товарно-транспортной) накладной, то есть после доставки поставщиком товара к организации (покупателю).

Какими документами подтверждаются расходы покупателя на доставку, если поставщик доставляет товар собственными силами (собственным транспортом) без привлечения стороннего перевозчика или экспедитора и перевыставляет собственные расходы на доставку покупателю? Обязательно ли наличие в данном случае товарно-транспортной накладной?

Возможно ли признать расходы в целях налогообложения прибыли и принятия к вычету НДС? В чем отличие счета-фактуры от универсального передаточного документа?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

В рассматриваемой ситуации доставка продавцом товара покупателю осуществляется в рамках обязательств продавца по договору поставки, в том числе предусмотренных договором.

Доставка товара продавцом является услугой, не являющейся перевозкой по смыслу главы 40 «Перевозка» ГК РФ и Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ).

• По нашему мнению, транспортная накладная в рассматриваемом случае не является обязательным документом, поскольку договор перевозки не заключается ни между поставщиком и покупателем, ни поставщиком с третьими лицами.
• Если форма документа для оформления доставки товара не предусмотрена договором, организация вправе признать расходы, оплаченные поставщику за доставку, в целях налогообложения, принять к учету и, соответственно (при наличии счета-фактуры), принять к вычету НДС по услугам по доставке товара на основании любого документа, предъявленного покупателю продавцом, если он содержит все обязательные реквизиты и утвержден соответствующим образом в учетной политике продавца.
• Обоснование позиции:
• Гражданско-правовые аспекты

Пунктом 1 ст. 510 ГК РФ установлено общее правило, согласно которому доставка товаров осуществляется самим поставщиком путем отгрузки их транспортом, предусмотренным договором поставки, и на определенных в договоре условиях.

Здесь же отметим, что общими положениями о купле-продаже (применительно к рассматриваемой ситуации) установлено: если иное не предусмотрено договором купли-продажи, обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент вручения товара покупателю или указанному им лицу, если договором предусмотрена обязанность продавца по доставке товара (п. 1 ст. 458 ГК РФ). И только в случаях, когда из договора купли-продажи не вытекает обязанность продавца по доставке товара или передаче товара в месте его нахождения покупателю, обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент сдачи товара, в частности перевозчику, для доставки покупателю, если договором не предусмотрено иное (п. 2 ст. 458 ГК РФ).

В письме от 31.07.

Первичные документы бухгалтерского учета / Первичная документация в бухгалтерии — Контур.Бухгалтерия

В федеральном законе 402-ФЗ “О бухучете” описываются все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, подтверждающие понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент может их запросить для проверки и вас, и ваших контрагентов. “Первичка” также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета — это бухгалтерские документы, которые составляются в момент осуществления хозяйственных операций, и свидетельствуют об их совершении.

Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и потому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть различным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик.

Что такое УПД в бухгалтерии

Созданию документа предшествовало стремление ФНС объединить в одной форме данные налогового и бухгалтерского учета. Как правило, реквизиты, указанные в счете-фактуре и первичной форме, которыми традиционно подтверждаются хозяйственные операции коммерческого характера, повторяются, а каждый из них в отдельности служит основанием для разных учетных систем. Объединение двух форм в одну делает применение УПД более эффективным, поскольку позволяет заметно уменьшить издержки на обработку учетной информации.

Из названия документа следует, что он не является внутрифирменной формой, а подтверждает передачу МЦ или услуг от одного контрагента другому, т.е. оформляет сделку по заключенному соглашению. Использование УПД в учете фирмы стало возможным с октября 2013, когда этот единый документ был предложен письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Универсальный передаточный документ разработан на базе счета-фактуры, внедренного в новый бланк и очерченного жирной линией. Остальная часть документа содержит элементы формы товарной накладной и раздел с реквизитами (слева), которые обычно указывают при составлении деклараций.

В УПД можно выделить титульный, основной и заключительный разделы. В титуле отражаются сведения о продавце, грузоотправителе, покупателе, валюте. Основная часть представлена графами счета-фактуры, в которых указывают название товаров и услуг, объем, цену и стоимость, суммы налога, информацию о руководстве, главном бухгалтере компании или уполномоченных на подписание счетов-фактур лиц. В заключительной части документа фиксируются основание для передачи ценностей/прав/услуг, а также информацию о сдаче/приеме груза и т.п.

Похожие записи:

• Новая форма 4-ФСС за 4 квартал 2022: скачать бланк бесплатно
• Как вернуть права после лишения за пьянку
• Возврат налога при покупке квартиры в 2023 году