Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «График документооборота в бухгалтерии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Лицом, ответственным за составление и подготовку ГДО в организации для целей бухгалтерского учета, является главный бухгалтер. Это штатный работник учреждения либо иное лицо, на которое возложены ключевые обязанности по организации и ведению бухучета.
Оформите готовый ГДО как приложение к учетной политике для целей бухгалтерского учета. Либо составьте отдельный приказ по организации.
Специальной формы распоряжения для утверждения ГДО не предусмотрено. Рекомендуем использовать наш шаблон.
Образец приказа об утверждении:
|
ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» ПРИКАЗ №135 От 21.12.2019г. г. Москва «Об утверждении и введении в действие графика документооборота» В целях организации надлежащего документооборота, ПРИКАЗЫВАЮ:
Приложение: 1. График документооборота. Руководитель: ИВАНОВ И. И. Иванов С приказом ознакомлены: Главный бухгалтер ВИКТОРОВА В. В. Викторова Секретарь КАРПОВА И. И. Карпов |
График документооборота по учету нефинансовых активов — часть № 2
| Наименование документа | Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) 2 | Акт о списании транспортного средства 2 | Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря 2 | Накладная на внутреннее перемещение нефинансовых активов | Доверенность на получение МЦ |
| Форма | (ф. 0504104) | (ф. 0504105) | (ф. 0504143) | (ф. 0504102) | (ф. М-2) |
| Количество экземпляров | 1 | 3 | 1 | ||
| Ответственный за составление | Комиссия по поступлению и выбытию активов | Материально ответственное лицо | Бухгалтер материальной группы | ||
| Документы, на основании которых составляются | Приказ (распоряжение) о списании объектов нефинансовых активов | Приказ (распоряжение) о перемещении | Наряд, счет, договор, заказ, соглашение, другие заменяющие их документы | ||
| Срок составления | Не более 14 календарных дней со дня поступления документов | Перед перемещением нефинансовых активов | Перед получением МЦ | ||
| Кто утверждает (подписывает) | Руководитель, члены комиссии, бухгалтер материальной группы | Руководитель, члены комиссии | МОЛ, бухгалтер материальной группы | Руководитель, главный бухгалтер, доверенное лицо | |
| Срок утверждения (подписания) | В день составления | ||||
| Куда передается | В бухгалтерию, копия — МОЛ | Один экземпляр — в бухгалтерию, по 1 экземпляру — МОЛ | Доверенному лицу | ||
| Срок передачи | Не позднее следующего дня после подписания | В день составления | |||
| Документы, в которых производятся записи | Инвентарная карточка учета нефинансовых активов (ф. 0504031), Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032) | Журнал учета выданных доверенностей | |||
| Документы, составляемые на основании данного | — | ||||
| Место хранения | Бухгалтерия | Бухгалтерия (неиспользованные) | |||
| Ответственный за хранение | Главный бухгалтер |
График документооборота по учету нефинансовых активов — часть № 3
| Наименование документа | Требование-накладная | Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения | Акт о списании материальных запасов |
| Код формы | (ф. 0504204) | (ф. 0504210) | (ф. 0504230) |
| Количество экземпляров | 3 | 1 | |
| Ответственный за составление | МОЛ | Комиссия по поступлению и выбытию активов | |
| Документы, на основании которых составляются | Заявка на получение МЗ, документы подрядчика | Заявка на получение МЗ | Отчет о расходовании лекарственных средств, путевые листы, Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835), др. документы |
| Срок составления | Перед выдачей МЗ | Не более 14 календарных дней со дня получения документов | |
| Кто утверждает (подписывает) | Руководитель, МОЛ, бухгалтер материальной группы, подрядчик | Руководитель, главный бухгалтер, МОЛ | Руководитель, члены комиссии, главный бухгалтер |
| Срок утверждения (подписания) | В день составления | ||
| Куда передается | В бухгалтерию, МОЛ, подрядчику | В бухгалтерию, копия — МОЛ | |
| Срок передачи | В день подписания | ||
| Документы, в которых производятся записи | Регистры бухгалтерского учета | ||
| Документы, составляемые на основании данного | Регистры бухгалтерского учета | ||
| Место хранения | Бухгалтерия | ||
| Ответственный за хранение | Главный бухгалтер |
График документооборота разрабатывается бухгалтерской службой предприятия. При необходимости к разработке графика могут быть привлечены и иные специалисты.
Разработка графика документооборота включает в себя несколько последовательных этапов:
- Сбор информация о документах, которые составляемых в каждом конкретном подразделении. По результатам сбора составляются списки.
- Определение порядка взаимодействия между подразделениями при обработке отдельных видов документов.
- Разработка оптимальных вариантов документооборота и составление графика. После разработки осуществляется процедура согласования.
- Утверждается графика руководителем и введение графика в действие соответствующим приказом.
График документооборота в ооо «Энергосервис»
Вводится в действие с 1 января 2012 года
Наименование документа:
Товарная накладная (форма № ТОРГ-12)
Оформление документа:
Количество экземпляров: 2.
Ответственный за исполнение: кладовщик.
Срок исполнения: в момент отгрузки товара.
Куда передает документ:
1-й экземпляр — покупателю (в момент отгрузки товара);
2-й экземпляр — в бухгалтерию (ежедневно до 17.00 вместе с отчетом).
Проверка и обработка документа:
Кто представляет: кладовщик (ежедневно до 17.00 вместе с отчетом).
Ответственный за исполнение: бухгалтер.
Срок исполнения: в течение следующего рабочего дня после получения.
Передача документа в архив организации:
Ответственный за исполнение: бухгалтер.
Срок исполнения: в течение месяца по окончании отчетного года.
Работники фирмы (табельщики, кладовщики, подотчетные лица, снабженцы и др.) должны оформлять и сдавать документы, которые относятся к сфере их деятельности в срок, указанный в графике.
Для этого каждому исполнителю необходимо вручить копию выписки из графика документооборота. В ней перечислены документы, которые он должен оформлять или получать от других фирм, указаны сроки их представления и подразделение фирмы, в которое работник должен документы сдать. Работнику нужно на выписке расписаться.
Оформлять и подписывать первичные документы могут не все сотрудники фирмы. Перечень работников, которые имеют на это право, должен утвердить руководитель фирмы по согласованию с главным бухгалтером (п.3 ст.9Закона о бухгалтерском учете).
График документооборота — это схема, которая описывает движение первичных документов на фирме от момента их создания (получения) до момента передачи на хранение. Как правило, график составляют под руководством главного бухгалтера. Руководитель должен утвердить его в составе учетной политики фирмы.
График документооборота лучше составить в виде схемы или таблицы, в которой необходимо указать ответственных за оформление, обработку и проверку каждого документа, срок, в который должен быть составлен каждый документ, и порядок его передачи в архив.
Пример графика документооборота показан на следующей странице.
Документ составляется в форме текста, таблицы или схемы с указанием фамилий и должностей ответственных лиц. При изменениях в штатном расписании (приеме и увольнении сотрудников, переводах на другие должности) и изменении должностных инструкций вносятся изменения в порядок документооборота: составляется новый акт или дополнения к нему.
Основная цель составления графика — обеспечение оперативного учета хозяйственных операций. Следовательно, срок, в течение которого документ находится в каждом подразделении, устанавливается минимальный.
Особое внимание следует уделить конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах. Перечень доступа к ним лиц строго ограничивается.
Независимо от того, кто составляет график документооборота, порядок утверждается приказом за подписью руководителя. Все лица, ответственные за составление, хранение и обработку бумажных и электронных документов, ставят свою подпись для подтверждения того, что они ознакомлены с порядком и обязуются его соблюдать.
Поскольку большинство бумаг, связанных с финансами, обрабатывается и хранится в бухгалтерии, а входящие и исходящие письма находятся в ведении секретаря или офис-менеджера, иногда возникает вопрос, кем разрабатывается график документооборота в организации и кто его утверждает.
Обычно разработкой занимается главный бухгалтер, который несет ответственность за правильное и своевременное отражение в учете хозяйственных операций.
Пример: товарная накладная и счет-фактура вместе с товаром сначала попадают на склад, где сотрудник расписывается в приеме товара и проверяет количество и целостность упаковки. Затем документы передаются в отдел закупок, где оператор вносит данные о приходе ТМЦ в программу. После этого бумаги поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность цен и количества, бухгалтер отражает в учете НДС и регистрирует счет-фактуру в книге покупок.
Для внутренних актов, не связанных с финансами (инструкции по пожарной безопасности, расписание уборки помещений и др.), руководитель вправе назначить ответственными за контроль проведения соответствующих мероприятий лиц, имеющих непосредственное к ним отношение.
Документ составляется в форме текста, таблицы или схемы с указанием фамилий и должностей ответственных лиц. При изменениях в штатном расписании (приеме и увольнении сотрудников, переводах на другие должности) и изменении должностных инструкций вносятся изменения в порядок документооборота: составляется новый акт или дополнения к нему.
Основная цель составления графика — обеспечение оперативного учета хозяйственных операций. Следовательно, срок, в течение которого документ находится в каждом подразделении, устанавливается минимальный.
Особое внимание следует уделить конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах. Перечень доступа к ним лиц строго ограничивается.
Независимо от того, кто составляет график документооборота, порядок утверждается приказом за подписью руководителя. Все лица, ответственные за составление, хранение и обработку бумажных и электронных документов, ставят свою подпись для подтверждения того, что они ознакомлены с порядком и обязуются его соблюдать.
Образец журнала поступления документов в бухгалтерию
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Квест" ¦
¦ ¦
¦ Журнал поступления документов в бухгалтерию ¦
¦ ¦
¦г. Владимир 16 июля 2012 г.¦
¦ ¦
¦-----------T------------T----------T--------------------T---------------¬¦
¦¦ Дата ¦Наименование¦ Реквизиты¦ Сдал ¦ Принял ¦¦
¦¦ ¦ документа ¦ документа+------------T-------+-------T-------+¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ Ф.И.О., ¦Подпись¦ Ф.И.О.¦Подпись¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ должность ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦+----------+------------+----------+------------+-------+-------+-------+¦
¦¦20.07.2012¦Товарная ¦N 521 от ¦Котова Н.Е.,¦Котова ¦Орлова ¦Орлова ¦¦
¦¦ ¦накладная ¦20.07.2012¦менеджер ¦ ¦Н.А. ¦ ¦¦
¦L----------+------------+----------+------------+-------+-------+--------¦
L--------------------------------------------------------------------------
Рисунок 5
Для справки. Контролировать соблюдение сроков, указанных в графике, можно с помощью журнала поступления документов в бухгалтерию.
Обнаружив нарушение графика, руководитель может лишить работника премии, сделать ему замечание или вынести выговор, о чем составляется приказ. Но помните, что дисциплинарное взыскание можно применить не позднее одного месяца со дня обнаружения и не позднее шести месяцев со дня совершения проступка (ст. 193 ТК РФ). Прежде чем назначать работнику взыскание, не забудьте с него затребовать письменное объяснение.
Кому и зачем нужен график
Каждое подразделение в день обрабатывает большое количество различных документов. С распространением ЭДО количество бумаг сократилось, но на систему взаимодействия между отделами предприятия это влияет незначительно. Наличие утвержденного графика документооборота в любой организации облегчает задачу хранения и обработки входящих и исходящих документов.
Этот внутренний акт используется сотрудниками бухгалтерии, отделов производства и сбыта, секретарями и другими работниками, через которых ежедневно проходит определенное количество бумаг. Грамотно составленный план и график документооборота позволят избежать:
- утери документации;
- неотражения или несвоевременного отражения в учете фактов хозяйственной жизни;
- штрафов со стороны контролирующих органов.
Особенно актуально составление графика для компаний, имеющих в своей структуре филиалы и обособленные подразделения. Если не используется система ЭДО, риски утери бумаг значительно возрастают.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно организовать документооборот в организации.
График документооборота по учету труда и заработной платы – часть № 2
| Наименование документа | Приказ (распоряжение) о поощрении работника | Приказ о направлении работника в командировку | Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) | Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях (при предоставлении отпуска) | Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях (при прекращении трудового договора) | Табель учета использования рабочего времени | Расчетная ведомость |
| Код формы | (ф. Т-11, Т-11а) | (ф. Т-9, Т-9а) | (ф. Т-8) | (ф. 0504425) | (ф. 0504421) | (ф. 0504402) | |
| Количество экземпляров | 1 | ||||||
| Ответственный за составление | Специалист по кадрам | Специалист по кадрам, заведующие отделениями, начальники отделов | Бухгалтер по расчетам с персоналом | ||||
| Документы, на основании которых составляются | Служебная записка, представление к поощрению | Служебная записка | Заявление работника, другие документы | Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (ф. Т-6, Т-6а) | Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ф. Т-8) | Табельный учет, листки нетрудоспособности, приказы, справки, другие документы | Табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421), Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425), другие документы по учету труда и его оплаты |
| Срок составления | 1 день с момента поступления документов, согласованных с руководителем | За один день перед выездом в командировку | Не позднее последнего рабочего дня увольняемого работника | За пять дней до начала отпуска | Не позднее последнего рабочего дня увольняемого работника | 16-го и 1-го числа каждого месяца1 | За три рабочих дня до срока выплаты заработной платы |
| Ответственный за проверку | Начальник отдела кадров | Главный бухгалтер | |||||
| Срок проверки | В день составления | ||||||
| Кто утверждает (подписывает) | Руководитель | Специалист по кадрам | Специалист по кадрам, заведующие отделениями, начальники отделов | Главный бухгалтер, бухгалтер по расчетам с персоналом | |||
| Срок утверждения (подписания) | В день составления | 1 день со дня поступления документа | |||||
| Куда передается | Специалисту по кадрам (в бухгалтерию – выписку из приказа) | В бухгалтерию | |||||
| Срок передачи | Не позднее следующего дня после подписания | В день подписания | 16-го и 1-го числа каждого месяца | ||||
| Документы, в которых производятся записи | Трудовая книжка, Личная карточка (ф. Т-2) | – | Трудовая книжка, Личная карточка (ф. Т-2) | – | Карточка-справка (ф. 0504417) | ||
| Документы, составляемые на основании данного | Расчетная ведомость (ф. 0504402) | – | Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425) | Расчетная ведомость (ф. 0504402) | Платежные документы | ||
| Место хранения | Кадровая служба | Бухгалтерия | |||||
| Ответственный за хранение | Специалист по кадрам | Главный бухгалтер |
Теперь переходим к этапу «оповещения». Каждый сотрудник, участвующий в документообороте, должен знать, что, как и когда он обязан делать. Есть два варианта:
- оформить дополнительный лист к графику документооборота, где сотрудники будут оставлять свои подписи, свидетельствующие об ознакомлении с графиком.
Трудозатраты бухгалтера по этому варианту минимальны, но сотруднику будет сложно запомнить что, кому и в какие сроки он должен передавать;
- сделать выписки из графика для каждого работника и раздать под расписку. Быстро сделать для работника выписку из графика поможет функция Excel «Данные — Фильтр — Автофильтр». Документы, которые относятся ко всем сотрудникам сразу, например больничные листы, авансовые отчеты, нужно также включить в выписку, поставив несколько фильтров с условием «или».
Выписка из графика документооборота с использованием в столбце «Представление документа → Кто» одновременно двух фильтров «специалист сервисного отдела» и «работник» с условием «или» в программе выглядит так.
График документооборота для учетной политики — образец
- сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;
Как закрепить предоставление права подписи первички за сотрудником, узнайте из материала .
- конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).
- сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
- разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
- конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации. Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами. Наиболее распространенная ситуация оформления графика документооборота — в качестве элемента (приложения) учетной политики.
График документооборота: образец 2021 года
Представленный ниже бесплатный образец графика документооборота поможет вам составить собственную схему движения первичных документов в вашей компании. Если у вас есть филиалы, составьте общий график, в который включите графики для филиалов и головной организации. В представленном графике документооборота (образец ниже) схема движения составлена для каждого отдельно взятого первичного документа. Это наиболее простая схема документооборота для небольшой компании. Для большой структурированной фирмы, состоящей не только из бухгалтерии, но еще и производственного цеха, отдела продаж, склада, юридического, экономического подразделений и т.д., оптимальнее будет составить регламент документооборота в разрезе каждого подразделения.