Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «С 2023 года организации смогут оформлять электронные путевые листы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Изменения в правила оформления электронного путевого листа внесены Федеральным законом от 6 марта 2022 года № 39-ФЗ. Он вступит в силу с 1 марта 2023 года. Тогда же обновятся правила заполнения электронного путевого листа, указанные в ст. 6 Устава автомобильного транспорта. Это такие же обязательные реквизиты и порядок заполнения, что и сейчас, для бумажных путевых листов.
Срок действия путевого листа в 2022 году
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
| Продолжительность рейса | Когда оформлять | Срок действия |
|
В день делается один или несколько рейсов в течение смены |
До старта первого рейса |
В течение дня |
|
Рейс продолжается больше одной смены |
До начала рейса |
На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена |
Как будет выглядеть электронный путевой лист
К весне будут утверждены:
- порядок оформления электронных путевых листов;
- порядок предъявления электронного путевого листа сотруднику ГИБДД. Можно предположить, что водители будут действовать по аналогии с предъявлением электронных полисов ОСАГО. Напомним, сейчас полис предъявляют в распечатанном виде или на экране гаджетов.
Сколько действует путевой лист
Путевой лист выписывается на один рабочий день или рейс, если он превышает продолжительность смены. В течение дня один и тот же автомобиль может совершать несколько рейсов. В этом случае оформляется один документ перед первой поездкой, в нём отмечаются все рейсы за смену. Путевой лист грузового автомобиля, отправляющегося в командировку более чем на сутки, тоже выписывают один. В нём отмечают все передвижения для отслеживания маршрута и расхода топлива.
Если машиной пользуются несколько водителей, можно оформить путевой лист на каждого или один на всех. Во втором случае в нём отражаются данные каждого из них — сведения о машине остаются одни и те же — с обязательным разграничением срока использования. Например, Петров выезжал с 9:00 до 12:00, километраж такой-то, маршрут и прочие данные о его рейсе, а Сидоров с 14:00 до 18:00 — и также отразить сведения о его поездке. Свободная форма бланка позволяет его корректировать.
Обязательные атрибуты путевого листа
Норматив, содержащий перечень обязательных блоков (атрибутов) путевки грузового автотранспорта, – это Приказ Минтранса №152 последней редакции 19 года. Найти его можно на сайте КонсультантПлюс, где выдается обновленная информация с учетом всех изменений. Какие сведения отражают в п/л:
• порядковый номер учета путевки и его наименование. Например, путевой лист грузового автомобиля № 001;
• указание периода действия: открывающая дата, если водитель работает посменно; день выдачи с указанием окончания срока, когда действительность документа прекращается – командировка, превышающая сутки.
• данные об организации, собственнике грузового авто: правовой статус и наименование (например, ООО “Сокол”), адрес, телефон, ОГРН (для ИП вместо названия юрлица – ФИО предпринимателя);
• информация о грузовом автотранспорте: марка, госномер, в том числе, прицепа, когда есть; показания одометра (до отбытия с парковки, по возвращению назад) с указанием поминутного времени проведенного предрейсового техконтроля, заверенного подписью контролера, фамилии с инициалами;
• данные о водителе: ФИО и запись о пройденном предрейсовом медосмотре, заверенная подписью медика, осуществляющего медосмотр, с распечаткой фамилии с инициалами.
Примечание: Медицинский осмотр до отправки в рейс проходят все водители-перевозчики. О чем в путевом листе говорит запись врача. После рейса он обязателен для сотрудников, перевозящих опасные грузы. Отмечать в путевке его прохождение необязательно, но в журнал послерейсовых медосмотров необходимо записать результаты процедуры.
Путевой лист на несколько водителей
С 01.01.2021 обязательные реквизиты для путевых листов регламентированы приказом Минтранса от 11.09.2020 №368. В п. 10 данного приказа сказано: «Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя».
Раз допускается отдельное оформление, значит, допускается и указание нескольких водителей в одном листе Главное в таком случае, чтобы была обеспечена идентификация отметок о предрейсовом (послерейсовом) медосмотре каждого из водителей. Для этого в применяемую форму путевого листа также требуется внести соответствующие дополнения.
Порядок хранения документа
Хранение путевых листов регламентируется сразу несколькими документами — приказом Минтранса №152 и приказом Минкультуры №558. При этом в сведениях этих документов есть некоторая несогласованность.
Так, приказ Минтранса устанавливает, что хранить бланки путевой необходимо минимально 5 лет. Организация по своему желанию может продлить этот период на любой срок.
А вот в приказе Минкультуры указано, что срок хранения путевки составляет 5 лет, но при условии, что в течение этого времени она была проверена контролирующими органами.
Отсюда следует, что если в течение 5 лет данная область не подвергалась проверкам, то уничтожать документы компания не вправе. Отдельно в приказе упомянуто, что если путевка является единственным документом, который может подтвердить вредность труда работника, то срок ее хранения должен составлять минимум 75 лет.
Внимание! Кроме этого, поскольку путевка выступает в качестве документа бухгалтерского или налогового учета, то на нее также распространяются положения НК и закона о бухучете. Первый определяет срок хранения документов не меньше 4 лет, а во втором — 5 лет.
Путевой лист грузового автомобиля: кому и для чего нужен
Начнем с того, что все компании, а это могут быть специализированные предприятия или ИП, осуществляющие грузовые перевозки, должны иметь при выезде на рейс подобный документ. Он представляет собой официальную бумагу, на основании которой учитываются все затраты на эксплуатацию в налоговых расходах, также он необходим для учета и контроля работы водителя, для расчета его заработной платы, надбавки за разъездной характер работы, расходы на ГСМ, запчасти, парковку и т.д.
В документе должны быть подробно отражены маршрут, по которому будет совершаться перевозка, состояние автомобиля, результаты медосмотра водителя перед выездом. Напомним, что к грузовым авто относятся транспортные средства, предназначенные для перевозки грузов. Они делятся на автомобили с прицепом, с полуприцепом, самосвалы, специализированные авто.
Самый популярный вопрос: какие документы должны быть у водителя, кроме путевого листа грузового автомобиля, перед тем, как отправиться в путь? Ответ прост: водительское удостоверение; документы на само транспортное средство; сопроводительные бумаги на товар, который он перевозит; если это особый груз, то специальное разрешение.
Можно ли ездить без путевого листа?
Осуществлять перевозки без путевого листа нельзя. Это регламентирует пункт 2 ст. 6 устава автотранспорта. Невыполнение этого требования водителю грузовика грозит предупреждением или штрафом в размере 500 рублей (п. 2 ст. 123 КоАП РФ).
Наличие и правильность заполнения путевого листа могут проверить сразу несколько структур:
- ИФНС;
- Ространснадзор;
- ГИБДД;
- ГИТ.
Прядок хранения документа
Путевой лист попадает в категорию первичной документации, которую необходимо хранить в организации в течение определенного периода времени. Как правило, такие документы хранятся на протяжении пяти лет. Однако если рассматривать «путевки», здесь имеются некоторые нюансы, из-за которых на многих предприятиях возникают проблемы.
Да, срок хранения «путевки» для автомобилей с повышенной грузоподъемностью составляет пять лет. Однако нужно помнить, если за этот период органы контроля не проводили проверки, нельзя уничтожать эти документы. Кроме этого, если работа является опасной, вредной и тяжелой, это дает водителю право на получение льготной пенсии. Нередко именно путевой лист является единственным подтверждением данного факта. В таких ситуациях хранить его необходимо не менее 75 лет.
Путевые листы 2021: изменения
Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Что изменилось?
- Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе 2021 года:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа,
перевозка пассажиров и багажа по заказу,
- организованная перевозка группы детей,
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
- перевозка грузов,
- перевозка для собственных нужд.
- Сведения о транспортном средстве — надо указать марку транспорта и прицепа. Раньше указывали только тип и модель. В этой же графе надо вписать показания одометра при выезде с парковки и заезде на нее после смены. Раньше эти данные были не нужны.
- Медосмотр и техконтроль. После проверки, если неполадок нет, ответственный сотрудник должен проставить о.
По новым правилам заполнения путевого листа после медосмотра водителя надо поставить о или «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
- Электронная форма журнала регистрации путевых листов — с 2021 года этот документ можно вести в электронном формате. Для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись. В бумажном варианте не забудьте пронумеровать и прошнуровать все страницы. Скачать журнал учета путевых листов 2021 года можно здесь.
Срок действия путевого листа в 2021 году
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
| Продолжительность рейса | Когда оформлять | Срок действия |
| В день делается один или несколько рейсов в течение смены | До старта первого рейса | В течение дня |
| Рейс продолжается больше одной смены | До начала рейса | На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена |
Если одно ТС используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину.
Путевой лист для ИП нужно составлять перед каждой поездкой. В 2021 нельзя оформлять путевой лист на месяц. Образец используется тот же, что и выше.
Как составить путевой лист на месяц
В соответствии с п. 10 приказа Минтранса № 152 российские фирмы могут составлять путевые листы на срок от 1 дня до 1 месяца.
Однако бланки, утвержденные постановлением № 78, изначально рассчитаны на однократное использование в течение 1 рабочей смены. Исключением можно назвать формы № 3 и № 6 — их Госкомстат допускает оформлять и на более длительный срок. Но их структура также не оптимальна для указания месячного срока действия соответствующего листа.
Госкомстат России утвердил перечень из 7 бланков путевых листов, адаптированных для легковых, грузовых машин, автобусов и т.д. Эти документы значительно различаются по способам компоновки данных, но всех их объединяет:
- обязательное указание даты рабочей смены водителя — в верхней части формы;
- обязательное указание времени выезда водителя на задание и возврата в гараж — в часах и минутах.
Для заполнения месячного листа, таким образом, можно:
- указывать в бланке только месяц и год, не фиксируя дату;
- отредактировать бланк Госкомстата, сделав новые ячейки — в них будут указываться конкретные дни, в которые водитель выходит на работу.
Еще раз обращаем ваше внимание: очень важно, чтобы в бланке обязательно фиксировались минуты выезда водителя из гаража и возврата в него: данное требование содержится в подп. 4 п. 5 приказа Минтранса РФ № 152.