Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно вести бухучет в бюджетном учреждении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Финансовые операции и определяемые ими сделки, если они не имели место и признаются фиктивными, не могут и не должны включаться в финансовую документацию. Временем первичного учёта является момент совершения сделки или непосредственно следующий за ним период, если своевременно зафиксировать процедуру не получилось.
Сведения, являющиеся данными первичного учёта, содержатся в документах:
- Акты сдачи-приёмки, официально свидетельствующие факты предоставления и получения сторонами услуги в рамках сделок.
- Товарные накладные, в которые включён перечень оборачиваемых между сторонами благ.
- Расчётно-платёжные ведомости и документы, подтверждающие трудовые и социальные выплаты.
- Кассовые документы: ордеры, поручения, авансовые отчёты.
Главный бухгалтер как второе лицо
Непосредственным ответственным за исполнение функции органа лицом является главный бухгалтер. Основанием назначения его на должность и снятия с нее являются решения генерального директора организации, причём это могут быть единоличные решения.
На главбуха возлагаются следующие обязательства и функции:
- организация проводимой им и другими бухгалтерами учётной политики;
- исполнения бухгалтерских процедур, отражение операций в документах;
- организация контроля за регулируемым перемещением имущества и активов юрлица;
- представление отчётности руководству и обеспечение доступа контролирующих органов и аудиторов к материалам по требованию;
- единоличное подписание документов, относящихся к денежно-расчётным, что является единственным основанием признания действительности указанных документов.
Остальные факторы, обуславливающие применение бухучета, связаны с потребностями самого предпринимателя. Формировать полную картину данных об имущественном состоянии и деятельности организации в ее динамике нужно не только для констатации фактов, но и для прогнозов. Итак, бухучет призван решать следующие насущные задачи владельца и управляющего бизнесом:
- актуальное и постоянное предоставление руководству структурированной, объективной и точной экономической информации;
- выяснение резервов имущественных активов организации для реализации финансовой устойчивости фирмы;
- реализация контролирующей функции (со стороны государства и других внешних контрагентов);
- минимизация негативных исходов хозяйственной деятельности.
Бухгалтерский учет позволяет формировать полную картину динамики деятельности организации и данных об имущественном состоянии. Эти данные необходимы не только для констатации фактов и отчетности налоговой, ведь с их помощью можно строить прогнозы на будущее. Исходя из этого, бухучет помогает в решении следующих задач управляющего бизнесом и владельца:
- определение резервов всевозможных имущественных активов компании для поддержания ее устойчивого финансового состояния;
- регулярная и актуальная подача руководству объективной, структурированной и точной экономической информации;
- минимизация рисков, которые могут привести к негативному исходу хозяйственной деятельности;
- реализация контролирующей функции (как со стороны государства, так и со стороны прочих внешних контрагентов).
Как ведется бухгалтерский учет
Компании ведут бухучет имущества, обязательств и хозяйственных операций методом двойной записи на взаимосвязанных счетах бухучета. Регистры бухучета применяются для того, чтобы систематизировать и накапливать информацию, которая содержится в первичной документации для отражения на счетах бухучета и в бухгалтерской отчетности.
Отдельные факты хоздеятельности компании отражаются в установленном порядке федеральных и отраслевых стандартах, а также внутренних документах. Каждая совершаемая хозяйственная операция должна сопровождаться подтверждающими документами, которые составляются на основании требований законодательства. Такие документы являются первичными и на основе них ведется бухучет и формируется отчетность. Вся информация, которая содержится в «первичке» должна своевременно регистрироваться и накапливаться в регистрах бухучета.
Особенности составления бухгалтерских проводок
Принципы ведения бухгалтерского учета подразумевают отражение результатов финансово-хозяйственной деятельности посредством бухгалтерских проводок. Проводка — это инструмент учета, при помощи которого записываются операции учреждения.
Схема составления проводок довольна проста — каждая операция записывается по дебету одного и кредиту другого (корреспондирующего) счета учета. Данный способ получил название двойная запись. Метод двойной записи — это ключевой принцип ведения бухучета.
Все счета учета подразделяются на три вида:
- активные — на них проводятся активы организации;
- пассивные — необходимы для отражения источников формирования активов, то есть пассивов;
- активно-пассивные, или смешанные — для записи попеременно сформировавшейся дебиторской и кредиторской задолженности перед контрагентами на одном и том же счете, а также для учета активных и пассивных финансовых результатов.
При этом в проводке могут быть учтены следующие комбинации счетов:
- актив — пассив;
- актив — активно-пассивный;
- пассив — активно-пассивный;
- два активно-пассивных счета.
Основные отличия финансового и управленческого учета
В организации бухгалтерского учета на уровне финансового и управленческого имеются яркие отличительные признаки.
| Финансовый учет | Управленческий учет |
| Точный | Приблизительный |
| Сбор и обработка информации для планирования производства | Сбор и обработка информации для управления производством |
| Представляется пользователям в сроки, строго установленные законодательством | Представляется только определенному кругу пользователей в сроки, определенные внутренней необходимостью |
| Учет должен быть максимально точным и организован в соответствии с нормативными актами | Ответственность за данные учета, несет только составитель |
| Учет обязательный для всех | Учет не обязательный для всех, но рекомендуемый |
| Учет обобщающий отчеты предприятия в целом | Учет содержащий данные о конкретных видах продукции, в зависимости от поставленных целей |
| Структура финансового учета:
Активы = обязательства + собственный капитал |
Структура управленческого учета:
Активы = затраты + готовая продукция |
| Информация по учету – регулярная | Информация предоставляется по запросу |
| Учет не является финансовой тайной предприятия | Учет является финансовой тайной предприятия |
| Учетом пользуются акционеры, органы власти, все заинтересованные лица | Учетом пользуются менеджеры, управленцы, собственники |
| Принципы финансового учета – это общепринятые стандарты | Принципы управленческого учета – производственная необходимость в размерах, предписываемых организацией |
Одиннадцать основных правил в случае их совместного соблюдения в 2014 году гарантируют абсолютную прозрачность отчетности бухгалтерии, осуществление профессиональной деятельности в соответствии с законодательством и грамотное сведение баланса. Вот эти принципы бухгалтерского учета:
- Автономность
Смысл этого известного принципа заключается в том, что предприятие или компания в 2014 году учитывается как самостоятельная единица, как отдельное юридическое образование, как обособленный объект бухгалтерского учета. Непосредственно бухучет при этом четко структурирован и систематизирован, все данные этой системы направлены на максимально полное описание всех без исключения хозяйственных процессов и операций, которые осуществляются в процессе рабочего функционирования организации.
При этом в процессе записи хозяйственных операций и при сведении бухгалтерского баланса учитывается только то имущество, которое принадлежит непосредственно этой организации, и не учитывается имущество, которое является собственностью сторонних лиц, собственников организации или сторонних компаний, пусть даже и участвующее в производственных процессах.
- Двойная запись
Двойная запись — это, как известно, полное отражение одной и той же хозяйственной операции в одно и то же время 2014 года, но на двух разных счетах — на дебете и на кредите. Это делается для того, чтобы избежать неточностей, ошибок и просчетов при закрытии отчетных периодов.
Сумма записывается одна и та же — независимо от того, была ли оплата по счету, или же она будет произведена в другом периоде. Такой метод работы (еще он носит название бухгалтерская проводка) максимально точно и четко позволяет анализировать хозяйственную деятельность организации. Сбалансированные дебет и кредит обозначают отсутствие каких-либо неточностей, неучтенностей и иных промахов в работе бухгалтерии.
- Принцип действующей организации
Внедрение такого принципа позволяет организации рассчитывать на прибыль от собственной работы. Суть его заключается в том, что предприятие заявляет о собственном существовании, о наличии активов для работы в дальнейшем, которые могут гарантировать выполнение всех обязательств перед контрагентами, поставщиками и иными заинтересованными лицами.
Иными словами, собственными активами организация гарантирует продолжение сотрудничества в рамках заключенных договоров, контрактов или иных обязательств. Оценка имеющегося имущества или производственных мощностей позволяет скорректировать существующие обязательства для достижения выгодного для компании баланса.
- Объективность
Объективное ведение бухгалтерского учета заключается в отражении и документировании всех без исключения хозяйственных операций. Кроме того документальное сопровождение в 2014 году должно быть правильно составленным, иметь все подписи и, при необходимости, должно быть в наличии на каждом этапе оформления записи в счета. То есть, каждая цифра, каждая запись должны быть подтверждены документально, и никак иначе.
- Осмотрительность
Принципы бухгалтерского учета предполагают некоторую долю консерватизма. И именно этот взгляд на ведение бухгалтерского учета характеризуется именно консервативным подходом, так как он обязывает с особой осторожностью относиться к убыткам или прибыли, которые по факту организацией еще не понесены (не получены).
Непринятие к учету ожидаемых доходов (их неначисление) должно в равной мере соседствовать с принятием убытков (их отражение).
Только в этом случае ведение полноценного бухгалтерского учета можно будет считать объективным и нейтральным. Внедрение данного принципа в работе позволит организации оценивать свои резервы, возможности, скрытые и явные активы взвешенно и объективно.
Определения и виды организаций, финансируемых из бюджета
Согласно нормам Федерального закона “О некоммерческих организациях” №7-ФЗ, под учреждениями бюджетной сферы понимают организации некоммерческого типа, открытые в Российской Федерации с целью оказания государственных и муниципальных услуг, реализации госпрограмм.
Существует три вида учреждений, финансируемых из бюджета:
- казённые;
- автономные;
- бюджетные.
Бухгалтерский учет в них осуществляется согласно требованиям Федерального закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ.
Рассмотрим сравнительную характеристику регулирования деятельности каждого из трех видов:
| Сравнительный критерий | Бюджетное | Автономное | Казённое |
| Какой закон регулирует бухгалтерский учет | Закон №7-ФЗ | Федеральный закон «Об автономных учреждениях» от 3 ноября 2006 г. №174-ФЗ | Бюджетный Кодекс РФ |
| Чем занимается | Предоставляет населению услуги в области медицины, образования, социальной защиты, науки | Предоставляет населению услуги в области медицины, образования, социальной защиты, науки | Оказывает государственные услуги и выполняет определенные функции |
| Может ли использовать доход от деятельности в своих целях | Да | Да | Нет, все деньги перечисляются в бюджет |
| Источники финансирования | Субсидии | Субсидии | Средства из бюджета |
| Документ-основание расходования средств | План финансово-хозяйственной деятельности | План финансово-хозяйственной деятельности | Бюджетная смета |
| Где открыт расчетный счет | В Федеральном казначействе | В казначействе и в банке | В Федеральном казначействе |
Ведение бухгалтерского учета: пошаговая инструкция
Шаг 1. Выбираем систему налогообложения.
Открывая свое дело, очень важно выбрать для организации не только способ ведения бухгалтерского учета, но и порядок взимания налогов. Существует несколько видов налогообложения:
- ЕСХН – единый сельскохозяйственный налог;
- ПСН – патентная система налогообложения;
- ЕНДВ – единый налог на вмененный доход;
- УСН – упрощенная система налогообложения;
- ОСН – общая система налогообложения.
Все вышеуказанные варианты обладают своей спецификой.
Чтобы точно определиться с порядком взимания налогов, следует вычислить примерную сумму выплат по каждому варианту.
В случаях, когда вам трудно произвести вычисления самостоятельно, можно обратиться в специализированную компанию, помогающую клиентам в вопросах расчета налогов и ведения бухгалтерского учета.
Шаг 2. Изучаем порядок составления и сроки предоставления налоговой отчетности.
Для всех способов взимания налогов утвержден список требований по ведению бухгалтерского учета. Первым делом следует проанализировать перечень документов и период их передачи в ФНС для предприятий, использующих ОСН.
Теперь немного об упрощенной системе налогообложения. Организации, применяющие данную систему, не выплачивают процент по доходу, имуществу и налог на доходную стоимость. Следовательно, отчетности по этим выплатам не ведется. Однако они обязаны до 31.03 ежегодно передавать в ФНС сведения по упрощенке.
Помимо этого, фирмы, набирающие сотрудников, должны передавать отчеты в ПФ РФ и в фонд социального страхования так же, как и организации, применяющие ОСН.
Ведение бухгалтерского учета здесь необходимо и по налогу на землю и на транспорт (в случаях, когда таковые ресурсы в компании имеются).
В завершение стоит сказать о едином налоге на вмененный доход. Организации, использующие ЕНВД, не выплачивают процент по доходу, имуществу и налог на доходную стоимость. Следовательно, ведение бухгалтерского учета по данным факторам не осуществляется. Однако такие предприятия каждый квартал обязаны передавать в ФНС документацию об уплате единого налога на вмененный доход.
Сроки предоставления декларации по ЕНВД:
- четвертый квартал – до 20.01;
- первый квартал – до 20.04;
- второй квартал – до 20.07;
- третий квартал – до 20.10.
Оставшиеся выплаты компании, использующие ЕНВД, взносят по общим требованиям, организуя ведение бухгалтерского учета основных ресурсов так же, как и предприятия, применяющие ОСН.
Шаг 3. Разрабатываем и утверждаем учетную политику организации.
Учетная политика представляет собой нормы и способы ведения бухгалтерского учета, создаваемые и устанавливаемые определенным предприятием.
Она состоит из нескольких элементов:
- систематизированного плана счетов бухучета;
- образцов бухгалтерских документов, составленных в момент совершения хозяйственных операций (либо после их завершения);
- образцов документации для ведения бухгалтерского учета внутри предприятия;
- образцов документации, служащей для систематизации и хранения данных первичных учетных документов;
- системы осуществления проверок наличия имущества организации и состояния ее финансовых обязательств;
- методов анализа ресурсов, контролируемых предприятием, и его обязательств;
- системы надзора за производственной деятельностью;
- системы оценки учетных данных;
- порядка движения документации в организации;
- иных значимых при ведении бухгалтерского учета факторов.
Есть два вида учетной политики – налоговая и финансовая. И тот, и другой ежегодно закрепляются соответствующим Приказом.
Вносить корректировки в учетную политику разрешено в соответствии с ПБУ (Положениями по бухгалтерскому учету). Когда учетная политика остается неизменной, заверять ее каждый год заново не требуется.
Шаг 4. Утверждаем рабочий план счетов.
Бухгалтерские документы и их назначение
Все хозяйственные операции, которые ежедневно совершаются на предприятиях, оформляются документами.
Документ (лат. documentum — свидетельство, доказательство) — это письменное свидетельство на право совершения или подтверждения действительного осуществления хозяйственной операции, в котором заполнены необходимые реквизиты.
Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально-ответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетно-платежной дисциплины. Бухгалтерские документы имеют юридическую доказательную силу, приобретают важное и решающее правовое значение при решении споров между организациями и лицами.
Документация — процесс оформления хозяйственных операций документами.
Организация бухгалтерского учета
Ведение бухучета и хранение документов бухучета организует руководитель организации (ч. 1 ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Он обязан выбрать один из следующих вариантов и закрепить это в учетной политике:
- возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или на другого ответственного сотрудника организации;
- заключить договор об оказании услуг по ведению бухучета со сторонней организацией (специалистом);
- принять ведение бухучета на себя (для субъектов малого и среднего бизнеса, а также некоммерческих организаций, имеющих право применять упрощенные способы ведения бухучета).
Об этом сказано в части 3 статьи 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Задачи бухгалтерского учета в организации
Законодательство определяет основные задачи бухгалтерского учета следующим образом:
- формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям – руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, внешним – инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;
- обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля над соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
- предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.
Кроме перечисленных бухгалтерам организаций приходится решать много других задач.
Взаимодействие бухгалтерии с другими структурными подразделениями
Бухгалтерия как структурное подразделение занимает особо привилегированное положение среди других подразделений организации. Для других подразделений бухгалтерия является верховным надсмотрщиком за имуществом организации, приставленным собственником и руководителем. Не сторожем, а именно надсмотрщиком.
За сохранность имущества организации несут ответственность разные ее работники: за товары на складе – кладовщик, за станки и оборудование в цехе – начальник цеха или его заместитель, за наличные деньги – кассир.
Кассир – это работник особого подразделения, которое называется кассой. Наличные деньги организации, т. е. деньги, которые существуют в виде бумажных денежных знаков и монет, хранятся в сейфах кассы.
В домашнем хозяйстве для хранения наличных денег предназначен кошелек. При увеличении хозяйства до размеров организации этот кошелек разрастается до размеров целого структурного подразделения.
Работники организации, отвечающие за сохранность какого– либо конкретного имущества, называются материально ответственными лицами. С ними организация заключает договоры о материальной ответственности.
Наличные деньги – это тоже имущество организации. Соответственно кассир является материально ответственным лицом.
Бухгалтеры не имеют права быть материально ответственными лицами.
Из последнего правила есть исключение для организации с небольшим количеством работников: в такой организации бухгалтер может по совместительству исполнять обязанности кассира. При этом он будет материально ответственным лицом за наличные деньги организации.
Материально ответственное лицо не обязано находиться рядом с вверенным ему имуществом круглые сутки, но оно должно отслеживать все существенные перемещения этого имущества и поднять тревогу в случае его пропажи или порчи.
Свою роль верховного надсмотрщика за имуществом бухгалтерия исполняет весьма своеобразно. Бухгалтеры не ходят по организации – всю необходимую документацию они получают из других подразделений.