Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личное авто для работы: компенсация или аренда». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
НДФЛ с компенсационной суммы взыскивать не нужно. Эта выплата освобождается от налога (п. 3 статьи 217 НК РФ). Более того налог не нужно вычитывать из платежа, который выше норматива по прибыли. Главное, чтоб оговоренная величина была учтена в дополнительном соглашении к трудовому договору. Действуют такие же правила и в отношении страховых взносов. Под освобождение попадает сумма, оговоренная между сотрудником и работодателем в трудовом договоре.
Оформляем условие о компенсации за использование автомобиля и возмещении расходов, связанных с его использованием
Допустим, при заключении трудового договора стороны договорились, что работник будет использовать свой автомобиль в служебных целях. В таком случае условия о компенсации за его использование и возмещении расходов, связанных с использованием автомобиля, должны быть прописаны в трудовом договоре.
Выглядеть это может следующим образом.
…
5.2. При использовании личного имущества Работника Работодатель обязан выплачивать ему компенсацию. Ее размер определяется соглашением сторон трудового договора и устанавливается приказом руководителя учреждения.
…
В процессе работы заключается дополнительное соглашение, в котором фиксируются точное наименование и марка автомобиля, реквизиты документов, подтверждающих право владения этим автомобилем (ПТС, свидетельство о государственной регистрации и т. д.), а также размер и порядок выплаты компенсации и виды расходов, которые будут компенсироваться. Приведем выдержку из дополнительного соглашения.
Страховые взносы и НДФЛ.
В силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством РФ), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей. Таким образом, суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора, не облагаются НДФЛ.
При этом в целях освобождения от обложения НДФЛ в учреждении должны иметься документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое его использование в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.
На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных согласно законодательству РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Это значит, что оплата учреждением расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.
Минфин в Письме от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 пояснял, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспортного средства для целей трудовой деятельности. Иными словами, организация должна располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании названного имущества в служебных целях.
Как подтвердить компенсацию?
Как уже отмечалось выше, компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами, но только в рамках сумм оговоренных трудовым соглашением. Но чтобы подтвердить льготный тип выплаты, нужно подготовить такие документы:
- Соглашение между сотрудником и предприятием об использовании личного транспортного средства работника. Это должно быть отдельное дополнение к трудовому договору.
Обратите внимание! Когда вопрос аренды личного автомобиля сотрудника возникает еще на стадии его приема на работу, то условия можно сразу внести в договор.
- Копия свидетельства, подтверждающая факт регистрации ТС. Важно помнить, что компенсация выплачивается только за личное имущество работника. Ну а в ситуации, когда сотрудник использует в личных целях авто, которым он управляет по доверенности, есть разногласия. Одни письма контролирующих органов оговариваю такую возможность, другие разъяснения запрещают подобные схемы.
- Отчеты о служебных поездках. Возможны такие варианты:
- Когда расчет производится с учетом километража рабочих поездок, нужно обязательно оформлять путевые листы. Расчет километража можно проводить на основании показателей одометра авто, показаний GPS-навигатора и иных приборов контроля.
- Компенсация платится на основании данных по «служебному» пробегу, в фиксированном виде, тогда можно взять любые документы для подтверждения. Это может быть маршрутный лист, журнал учета рабочих поездок.
Обратите внимание! В ситуации, когда вы применяете для учета служебных поездок личные формы документов, в них нужно учесть все реквизиты первичного документа. Кроме того, бланки должны быть утверждены учетной политикой организации. Об этом говорит п. 3 ст. 6, п. 2 ст. 9 ФЗ № 129 от 21.11.96 «О бухгалтерском учете».
- Чеки, накладные, квитанции и другие бумаги, которыми подтверждается размер затрат. Это может быть квитанция об оплате места на стоянке, чек на погашение ГСМ расходов. Эти документы сотрудник может подавать вместе с заявлением на возврат расходов, можно использовать и авансовый отчет. Затраты могут быть возвращены, исходя из:
- фактических расходов ГСМ на норму 100 км «рабочего» пробега;
- нормативов Министерства транспорта;
- норм расхода ГСМ, учтенных в технической документации.
- Бланк расчета. Порядок расчета должен быть предусмотрен в дополнении к трудовому договору. Общие условия включают в методику организации. Конкретные цифры нужно предусмотреть в расчетном листе, приказе или соглашении к договору.
Амортизация авто. Как и зачем?
- относятся к издержкам компании;
- подлежат вычитанию из основных средств;
- считаются денежным эквивалентом износа объекта.
Расчеты выполняются не только при приобретении компанией авто, но и при оформлении на работу сотрудника с личным ТС, которое будет использоваться для исполнения служебных обязанностей. Амортизационные траты фиксируются и в бухучете, и в налоговом учете. Регулярное отражение расходов в этих документах обязательно, так как единовременное списание всех амортизационных отчислений приведет к появлению отрицательных показателей в малом периоде.
Выполнение амортизационных расчетов – обязанность как для ЮЛ, так и для ИП.
Это ответственность любого налогоплательщика, занимающегося предпринимательской деятельностью. Расчеты позволяют отчитаться о тратах организации.
Они также требуются для таких целей, как:
- Оценка реальной стоимости ТС для нужд страховой компании.
- Эксплуатация собственного ТС для служебных нужд.
- Передача авто в лизинг.
Это обязательная мера для лица, занимающегося коммерческой деятельностью.
Основа амортизационных вычислений – это стоимость ТС с вычетом НДС. Ее нужно поместить на дебете счета «Основные средства». Списание фиксируется на счете «Амортизация ОС». На протяжении какого срока происходят амортизационные начисления? Они актуальны на всем периоде полезной эксплуатации ТС, который устанавливается Постановлением Правительства №1 от 1 января 2002 года. При расчетах могут быть использованы справочники, в которых содержится балансовая стоимость разных моделей авто. Данную стоимость нужно разделить на время эксплуатации ТС. Результат – это и есть денежный эквивалент износа.
ВАЖНО! Если приобретен б/у автомобиль, нужно учитывать период эксплуатации ТС прошлым владельцем. Сведения для выполнения точных расчетов можно узнать из техпаспорта на машину.
Что указать в расчете
В справке-расчете компенсации за использование личного автомобиля необходимо привести все цифровые данные, исходя из которых вы будете определять сумму компенсации: пройденный километраж, количество приобретенного топлива и т.д. А порядок расчета компенсации лучше прописать в соглашении с работником об использовании авто. Плюс к справке нужно будет приложить подтверждающие документы: путевые листы, чеки на покупку ГСМ и др.
Если работник использует личный автомобиль для нужд организации, он имеет право на денежную компенсацию. Это право закреплено Трудовым кодексом РФ. Выплата компенсирует затраты сотрудника на бензин, обслуживание и ремонт автомобиля. Следует знать, что для получения компенсации потребуется оформить соглашение с работодателем. А также сохранять все чеки и квитанции, подтверждающие затраты на автомобиль.
Отражение в учете компенсаций
Согласно законодательства, суммы которые работодатель заплатит сотруднику за использование авто в служебных целях, не подлежат обложению налогом на доход с физических лиц и н буду отражены в отчете 2 НДФЛ. Так же эти выплаты не облагаются страховыми взносами.
В случае, если например автомобиль не принадлежит сотруднику на правах собственности, а он использует его по доверенности, то возникает спорный вопрос, на который так и нет однозначного ответа.
Налоговая говорит о том, что на основании Трудового кодекса ,автомобиль должен быть личным и принадлежать на правах собственности, тогда не нужно снимать НДФЛ и страховые взносы, соответственно случай с доверенностью не попадает, но судебная практика показывает обратное, оказывается все же четкого понятия в Законе как личное имущество не прописано, поэтому личным может считаться любое имущество на законном праве, в том числе и по доверенности.
С налоговым учетом немного другая ситуация, перед бухгалтером встает вопрос, учитывать ли такие расходы при обложении налогом на прибыль? Учесть их необходимо в составе прочих расходов в соответствии с законодательными нормами.
|
Рабочий объем двигателя легкового автомобиля |
Нормы расходов на выплату компенсации (руб. в месяц |
| до 2000 куб. см включительно | 1 200.00 |
| свыше 2000 куб. см | 1500.00 |
Какие возмещаются расходы?
Сумма компенсации за использование личного автомобиля зависит от разных факторов. Руководители многих компаний нанимают на работу только специалистов, имеющих свои машины, что позволяет им справляться со многими должностными обязанностями.
На основании ст. 188 ТК работник может потребовать от руководства компании перечисления компенсации за использование личного автомобиля. Для этого он должен доказать, что ему пришлось для выполнения задания директора понести определенные расходы. Руководителем фирмы выплачиваются следующие средства:
- компенсация за износ имущества во время его использования в рабочих целях;
- фактические затраты, связанные с эксплуатацией авто, представленные тратами на бензин, ремонт или обслуживание.
Размер компенсации должен обсуждаться между двумя участниками трудовых отношений заблаговременно, а также закрепляться в письменном виде. Обычно процедура выполняется в процессе заключения трудового договора. Допускается вписывать эти сведения в дополнительное соглашение к уже имеющемуся трудовому договору.
Какие требуются документы?
Выплата компенсации за использование личного автомобиля назначается только при передаче работодателю официальных документов, подтверждающих те или иные расходы. К этим документам относится:
- путевые листы, которые подтверждают, что конкретная машина действительно использовалась для решения рабочих вопросов определенной компании, причем форма этого документа разрабатывается отдельно каждой организацией;
- кассовые чеки, выдающиеся на АЗС или СТО;
- отчеты, составленные сотрудником организации;
- журнал, в котором регистрируются все передвижения работника на своем автомобиле для решения рабочих вопросов.
При наличии приказа назначается компенсация за использование личного автомобиля. Образец данного документа можно изучить ниже.
Какие применяются нормы?
Нормы компенсации за использование личного автомобиля обязательно учитываются руководством компании, так как от них зависит, можно ли снизить налоговую базу по налогу на прибыль на расходы, связанные с перечислением компенсации владельцу имущества, представленному сотрудником компании. Данные нормы закрепляются на государственном уровне. К ним относится:
- если используется легковое авто, объем двигателя которого не превышает 2 тыс. куб. см., то норма оплаты составляет 1,2 тыс. руб.;
- если объем двигателя превышает 2 тыс. куб. см., то норма равна 1,5 тыс. руб.;
- если арендуется мотоцикл, то плата за него в пределах нормы составляет 600 руб.
При использовании грузовых автомобилей не устанавливаются какие-либо нормы в законе, так как такие расходы включаются в другую категорию затрат фирмы.
Основание для компенсации личного авто
Основные условия выплат за применение в работе личных авто урегулированы законодательно, поэтому нужно учесть такие основания для выплаты:
- приказ руководителя, отражающего сумму компенсации на основании приложенных документов
- произведение работнику выплаты при использовании для работы, связанной с разъездами по должностной инструкции
- размер компенсации с учетом законодательства
- выплата производится 1 раз в месяц
- когда работник на пользуется личным авто, компенсация не выдается
Использование имущества работников в виде автомобиля для целей работы сотрудником, как то: износ, ремонт, стоянка, бензин, должно быть оформлено документально. Можно использовать такие варианты:
- выплата компенсации по ТК РФ
- заключение договор аренды
- оформление безвозмездного пользования
Во всех случаях есть выгода и недостатки как для сотрудника, так и для работодателя.
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Дата составления дайджеста — 18.11.2013
В современных реалиях одним из условий быстроты и мобильности работы любой организации является использование транспорта. Между тем не каждая организация может позволить себе его покупку. Среди основных способов решения этой проблемы – использование автомобилей работников c выплатой компенсации или аренда транспорта у сотрудников. Казалось бы, выплатить компенсацию или арендовать у сотрудника автомобиль — дело обычное. Однако налоговые и юридические последствия таких выплат работникам вызывают множество вопросов у бухгалтеров. В данном выпуске мы расскажем о том, как грамотно арендовать автомобиль сотрудника, а также возместить сотруднику его затраты по использованию личного автотранспорта в интересах организации, какие тонкости и нюансы нужно учесть при этом.
Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях организация может различными способами:
- выплачивать сотруднику компенсацию за использование и износ личного автомобиля по трудовому договору;
- арендовать у работника автомобиль;
- заключить договор на оказание транспортных услуг;
- возможна также и передача машины в безвозмездное пользование или лизинг.
В данном выпуске мы предлагаем разобраться в порядке выплаты сотруднику компенсации за использование и износ личного автомобиля, а также в особенностях учета по договору аренды транспортного средства у сотрудника.
1.Выплата компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях.
Если работа сотрудника связана со служебными поездками и он с согласия или ведома работодателя использует собственный автомобиль, работодатель выплачивает ему компенсацию за использование автотранспорта, а также возмещает расходы на ГСМ, техническое обслуживание и др. Следует различать компенсацию за использование личного автотранспорта в служебных целях и расходы, связанные с использованием личного автотранспорта. Так, к компенсации относят выплаты за сам факт использования работником личного имущества, а к расходам, связанным с использованием личного транспорта, относятся расходы на ГСМ, ремонт и др. Размер компенсации самостоятельно определяется договаривающимися сторонами (ст. 421 ГК РФ). Общий размер компенсации должен быть прописан в отдельном соглашении к трудовому договору. Это требование содержится в статье 188 Трудового кодекса.
Для выплаты компенсации:
- Работник должен согласовать выплату компенсации с руководством;
- Работник должен написать заявление в бухгалтерию организации на ежемесячную выплату соответствующей компенсации;
- Работник обязан представить заверенную копию техпаспорта;
- Работник должен подтвердить, что имущество принадлежит ему именно на праве собственности.
Выплаты осуществляются на основании приказа руководителя.
Кроме того, чтобы подтвердить использование транспорта в служебных целях, работнику необходимо вести учет служебных поездок в путевых листах и представить работодателю и чеки на покупку горюче-смазочных материалов.
Как документально можно оформить использование личного автомобиля
Для того чтобы при использовании личного автомобиля работника обезопасить и организацию и сотрудника, нужно оформить отношения в письменном виде. Сделать это можно следующими способами:
| Трудовой договор | Дополнительное соглашение к трудовому договору | Договор аренды |
| При заключении трудового договора необходимо прописать условие о выплате компенсации. Причем возмещение происходит только в том случае, если машина сотрудника используется по его доброй воле, с разрешения и в интересах работодателя, а сумма компенсационной выплаты прямо указана в трудовом договоре. Указание на то, что выплата компенсации должна быть закреплена в письменной форме содержится в апелляционном определении Пермского суда от 16.08.2017года по делу №33-8949/2017 | Если трудовой договор уже заключен, а использование автомобиля в служебных целях началось позже, то составляется дополнительное соглашение, в котором прописывается за что конкретно, сколько и когда будет получать работник в виде компенсации | Компания и сотрудник могут заключать договор аренды машины без экипажа. Величина вознаграждения сотруднику в этом случае оговаривается заранее. По общему правилу организация берет на себя все расходы по использованию автомобиля. Единственное условие – все затраты должны быть обоснованы и подтверждены документами. Следует помнить, что согласно части 1 статьи 5 закона №125-ФЗ от 24.07.2008 года страховыми взносами сумма компенсации не облагается, а вот НДФЛ с этих сумм перечислить придется. Целесообразно установить величину аренды в зависимости от интенсивности работы. В случае, если работник уходит в отпуск или на больничный, договор аренды продолжает действовать |
Подтверждение расходов в случае закрепления возможности компенсации в трудовом договоре или допсоглашении к нему, производится по предоставленным документам на расход. В случае аренды автомобиля один раз составляется договор и акт приема – передачи машины. Этот порядок закреплен в письме Минфина №03-03-06/4/118 от 13.10.2011 года.
Вопросы и ошибки по рассматриваемой теме
Вопрос 1
Подлежат ли компенсации расходы на автомобиль, если управление им осуществляется по доверенности?
Даже если сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то расходы, понесенные при использовании машины в служебных целях, подлежат компенсации. Загвоздка в такой ситуации только в вопросе перечисления страховых взносов. Есть две позиции. Минтруд и ФСС считают, что величина компенсации должна облагаться страховыми взносами, а решение Верховного суда №309-КГ15-8423 и высшего арбитражного суда №ВАС-4/14 говорят об обратном. Какой вариант выбрать, решает сама организация.
Вопрос 2
Как определить размер компенсации за ГСМ?
Сделать это можно несколькими способами.
Можно прописать в трудовом договоре или соглашении к нему, что возмещение производится на сумму предоставленных чеков. При этом велика вероятность, что работник предоставит «лишние» чеки.
Вариант определения суммы компенсации за 1 километр пробега тоже достаточно удобен. Например, закрепить, что с каждого километра положена компенсация 6 рублей. Соответственно, если работник проедет 1000км, то получит за это 6000 рублей.
Еще один вариант – установить конкретную твердую сумму компенсации. Но это не очень удобно, поскольку ситуации бывают разные.
В любом случае каждый из вариантов обсуждается с работником.
Ошибка
Работник использует личный автомобиль для выполнения служебных заданий на основании договора аренды с организацией. Бухгалтер не рассчитывает и не перечисляет НДФЛ с суммы компенсации. Это является ошибкой, поскольку в данном случае сумма возмещения не облагается страховыми взносами, а НДФЛ начислить и заплатить необходимо.
Использование личных транспортных средств сотрудников в работе достаточно выгодный вариант для работодателя. Очень многие фирмы практикуют такую систему. Для работника этот вариант тоже достаточно удобен. Самое главное разобраться в нюансах начисления компенсации и корректно учесть все расходы.
Как рассчитать амортизацию автомобиля
В бухгалтерии есть несколько способов, выбор зависит от класса автомобиля, целей его использования, условий договора. Самый простой и часто используемый — линейный. В нем используются такие формулы:
- Амортизационные начисления = Стоимость без НДС* Норма амортизации/100 (А=С*На/100)
- Норма амортизации=1/период полезного применения*100 (На=1/ппп). Период полезного использования зависит от класса автомобиля, он указан в нормативных таблицах. Для легкового автомобиля с двигателем объема меньше 3,5 л этот срок составляет 3-5 лет.
- Коэффициент износа = Амортизационные начисления/Стоимость автомобиля без НДС (Ки=А/С)
Для примера возьмем автомобиль с первоначальной стоимостью 600 000 рублей. Период полезного использования – 5 лет.
- Норма амортизации: (На=1/ппп)=1/6*100=0,2*100=20
- Амортизационные отчисления за год: А=С*На/100=600 000*20/100=120 000
- Коэффициент износа: Ки=А/С=120 000/600 000=0,2
Эту формулу применяют не только для бухгалтерских расчетов. Предположим, вы таксист, купили автомобиль из примера выше и хотите посчитать, сколько надо зарабатывать в месяц, чтобы автомобиль без учета затрат на его обслуживание окупился через пять лет.
Возьмем получившееся значение амортизационных отчислений и разделим на количество рабочих месяцев. Пусть их будет 11, а 1 – отпуск. 120 000/11=10909 рублей в месяц.
При расчетах для ОСАГО, в банках, автоломбардах, в компаниях трейд-ин используется другая формула:
Физический износ автомобиля = (И1xПф+И2xДф)xА2xА3xА4
- И1 – износ по пробегу (в % на 1000 км пробега);
- Пф – пробег фактический в тыс. км с округлением до 0,1;
- И2 – старение в зависимости от интенсивности эксплуатации;
- Дф – фактический срок службы в годах, округление до 0,1;
- А2 – износ от природно-климатических условий;
- А3 – износ от экологической обстановки;
- А4 – износ по количеству жителей в регионе.
Актуальные показатели коэффициентов указаны в нормативных таблицах. Если не хочется считать вручную, воспользуйтесь специальными онлайн-сервисами, они точно и быстро посчитают по этой формуле.
В них используются данные о вашем автомобиле, климате, в котором вы проживаете, интенсивности использования машины, количестве жителей в регионе.
В законодательстве не указан размер и порядок расчета компенсации. Это дает работодателю право предоставлять сотрудникам суммы на свое усмотрение.
Размер выплат определяют следующими способами:
- Назначение фиксированной суммы. В этом случае не учитывают количество поездок, число дней в месяце и т.д. Обычно для определения размера выплат ориентируются на стоимость проката авто в регионе, расценки такси.
- Ежемесячный подсчет суммы. Размер выплат определяют, в зависимости от количества поездок гражданина по служебной необходимости, специфики работы и т.д.
Чтобы определить сумму выплат, учитывают:
- интенсивность поездок;
- срок полезного использования;
- износ авто;
- траты на горюче-смазочные материалы, ремонт, мойку, парковку.